Fichepratique

La mutualisation des archives

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Référence : 13489

L'essentiel par l'éditeur

La mutualisation des archives permet aux collectivités territoriales de gérer efficacement leurs documents, qu'ils soient physiques ou numériques. Elle offre une flexibilité accrue et une optimisation des ressources grâce à des conventions entre services d'archives. Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables, garantissant leur protection. La mutualisation est un processus complexe nécessitant une étude préalable et une convention détaillée, assurant la sécurité et la traçabilité des données.

  • Quels sont les avantages de la mutualisation des archives pour les collectivités territoriales ?
  • Comment se déroule la procédure de mutualisation des archives numériques ?
  • Quelles sont les obligations légales concernant la conservation des archives publiques ?

Les archives sont essentielles à l’exercice de la démocratie car elles constituent « la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective » (Unesco, Déclaration universelle sur les archives, 10 nov. 2011). C’est pour cette raison que l’archivage est une obligation qu’il incombe à l’administration d’assurer de la manière la plus fiable et efficace à travers les années.

Cependant, le processus d’archivage n’a cessé de se complexifier au fil des années en raison de la quantité, l’hétérogénéité – notamment avec le développement du numérique – et la durée des archives. C’est enfin la question de son coût qui a mené à une réflexion sur le recours à la mutualisation de l’archivage des collectivités publiques.

Il apparaissait nécessaire d’offrir un nouveau cadre à la gestion de l’information produite et reçue par l’administration. C’est à cet effet qu’a été consacrée, par la loi, la mutualisation des archives au profit des collectivités publiques. En effet, le législateur a offert un dispositif propre aux collectivités territoriales dans lequel une commune, la région, ou encore un groupement de communes peuvent confier, par convention, la conservation de leurs archives à un autre service public d’archives.

Dans cette fiche, il sera question de présenter cette nouvelle stratégie qui présente l’intérêt d’une mutualisation des budgets, d’un gain de productivité et d’une sécurisation du processus d’archivage.

1.

Le statut particulier des archives

La définition légale des archives est très large. L’ article L. 211-1 du Code du patrimoine définit les archives comme « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

On distingue les archives publiques des archives privées qui ne répondent pas au même régime.

  • Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité de l’administration, les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par une personne de droit privé, les minutes et répertoires des officiers p...
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