Quelle est la différence entre les notions de « mutualisation » et d’« externalisation » de la gestion des archives ?

La mutualisation de la gestion des archives concerne la situation où plusieurs services producteurs s’entendent par convention pour gérer, sous leur responsabilité commune, une ou plusieurs fonctions liées à la gestion de leurs archives.À l’inverse, l’externalisation de la gestion des archives publiques concerne la situation dans laquelle un service producteur confie une ou plusieurs fonctions liées à la gestion de ses archives à une personne tierce, qu’elle soit publique ou privée. En effet, le Code du patrimoine autorise tout producteur d’archives publiques à externaliser la conservation de ses archives auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture (C. patr., art. L. 212-4, II). Pour autant, ce procédé ne décharge en rien le producteur d’archives de ses obligations.Procédure d’externalisation des archivesElle est précisée aux articles R. 212-19 à R. 212-22 du Code du patrimoine :Le producteur d’archives informe, par lettre recommandée avec accusé de réception, la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État de son intention de procéder à l’externalisation de ses archives courantes et intermédiaires par une déclaration de dépôt. Il y indique le contexte et les objectifs du projet, y expose ses motivations et la liste détaillée des archives concernées (C. patr., art. R. 212-20).Le projet de la convention d’externalisation est transmis à la personne chargée du contrôle scientifique et technique, qui dispose ensuite d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. Le contrat ne pourra être signé qu’à compter de l’expiration de ce délai (C. patr., art. R. 212-21).La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État doit être destinataire d’un exemplaire du contrat signé.S’agissant de l’externalisation des archives publiques auprès d’un prestataire agréé, est à noter la publication récente du décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture.Ce décret procède à une simplification, une modification et une déconcentration du processus de délivrance de l’agrément, à compter du 1er janvier 2021.À partir de cette date, les conditions à remplir par toute personne souhaitant assurer la conservation d’archives publiques et souhaitant ainsi bénéficier d’un agrément sont simplifiées. En effet, les six premières conditions énoncées par l’article R. 212-23 du Code du patrimoine sont modifiées et remplacées par deux nouvelles, à savoir :Pour l’activité de tiers archivage sur support papier, les demandeurs doivent disposer de la certification correspondant aux normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier.Pour l’activité de tiers archivage électronique, les demandeurs doivent disposer de la certification correspondant aux normes relatives à l’archivage électronique.La procédure de délivrance de l’agrément est, quant à elle, déconcentrée. En effet, il sera désormais délivré, non plus par le ministre chargé de la Culture, mais par le préfet de département (à Paris, par le préfet de police).Enfin, le dossier de demande, la durée de l’agrément et les conditions de retrait de cet agrément sont également modifiés par l’article 4 du décret n° 2020-733 du 15 juin 2020.

En quoi consiste le conseil scientifique et technique (CST) de l’État ?

Le CST exercé par les services déconcentrés de l’État porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection, d’élimination, de traitement, de classement, de conservation et de communication des archives (C. patr., art. L. 212-10 et R. 212-1).En ce sens, le CST assure la sécurité de ces documents afin de protéger le patrimoine culturel français.Ce contrôle est notamment assuré par le service interministériel des Archives de France et le service de l’inspection des patrimoines.Il est réalisé sur pièces ou sur place (C. patr., art. R. 212-4).

Est-il permis aux collectivités publiques de recourir à du cloud computing (informatique en nuage) ?

Le cloud computing correspond à la mise à disposition d’espaces de stockage à l’hébergement d’une application proposée en mode service à ses utilisateurs. Autrement dit, il s’agit d’accéder, par réseau, à des ressources informatiques.Face à la demande de certaines collectivités territoriales de souscrire à une offre de cloud computing auprès d’acteurs internationaux du secteur, l’État a produit, le 5 avril 2016, une note d’information dans laquelle le cadre légal est précisé : « toutes les archives publiques sont par ailleurs des trésors nationaux […] les données numériques des collectivités relèvent donc du régime des trésors nationaux dès leur création. Or, la qualité de trésor national impose un régime de circulation contraignant » car il « ne peut pas sortir du territoire douanier français ».La seule pratique légale consiste à s’orienter vers une offre de cloud souverain, c’est-à-dire que les données sont entièrement stockées et traitées sur le territoire français.Les services d’archives départementales peuvent être sollicités pour apporter leur appui aux collectivités qui souhaitent mettre en œuvre ce processus.

Fichepratique

Sommaire

1. Le statut particulier des archives
2. Les bénéficiaires de la mutualisation

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La mutualisation des archives

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Coordonné par Xavier Boissy | Référence : 13489

L'essentiel par l'éditeur

La mutualisation des archives permet aux collectivités territoriales de gérer efficacement leurs documents, qu'ils soient physiques ou numériques. Elle offre une flexibilité accrue et une optimisation des ressources grâce à des conventions entre services d'archives. Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables, garantissant leur protection. La mutualisation est un processus complexe nécessitant une étude préalable et une convention détaillée, assurant la sécurité et la traçabilité des données.

Quels sont les avantages de la mutualisation des archives pour les collectivités territoriales ?
Comment se déroule la procédure de mutualisation des archives numériques ?
Quelles sont les obligations légales concernant la conservation des archives publiques ?

Les archives sont essentielles à l’exercice de la démocratie car elles constituent « la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective » (Unesco, Déclaration universelle sur les archives, 10 nov. 2011). C’est pour cette raison que l’archivage est une obligation qu’il incombe à l’administration d’assurer de la manière la plus fiable et efficace à travers les années.

Cependant, le processus d’archivage n’a cessé de se complexifier au fil des années en raison de la quantité, l’hétérogénéité – notamment avec le développement du numérique – et la durée des archives. C’est enfin la question de son coût qui a mené à une réflexion sur le recours à la mutualisation de l’archivage des collectivités publiques.

Il apparaissait nécessaire d’offrir un nouveau cadre à la gestion de l’information produite et reçue par l’administration. C’est à cet effet qu’a été consacrée, par la loi, la mutualisation des archives au profit des collectivités publiques. En effet, le législateur a offert un dispositif propre aux collectivités territoriales dans lequel une commune, la région, ou encore un groupement de communes peuvent confier, par convention, la conservation de leurs archives à un autre service public d’archives.

Dans cette fiche, il sera question de présenter cette nouvelle stratégie qui présente l’intérêt d’une mutualisation des budgets, d’un gain de productivité et d’une sécurisation du processus d’archivage.

Le statut particulier des archives

La définition légale des archives est très large. L’article L. 211-1 du Code du patrimoine définit les archives comme « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

On distingue les archives publiques des archives privées qui ne répondent pas au même régime.

Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité de l’administration, les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par une personne de droit privé, les minutes et répertoires des officiers publics ou mini...

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