Fichepratique

Organiser une réunion

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Référence : 10262

L'essentiel par l'éditeur

Organiser une réunion efficace nécessite de définir clairement ses objectifs, qu'il s'agisse d'informer, de former, de prendre des décisions ou de renforcer l'esprit d'équipe. La préparation inclut la conception des modalités, la gestion du temps, l'envoi des invitations et la préparation matérielle. Pendant la réunion, l'animateur doit distribuer la parole, réguler les échanges et synthétiser les discussions. Après la réunion, un compte rendu est essentiel pour suivre les décisions prises.

  • Comment organiser une réunion efficace en administration française ?
  • Quelles sont les étapes clés pour préparer une réunion ?
  • Comment gérer les interactions et les échanges lors d'une réunion ?

Le quotidien professionnel de tout animateur ou directeur d’accueil de loisirs est empreint de réunions. Qu’elles soient hebdomadaires ou plus épisodiques, en équipe, avec des élus ou des partenaires, elles font partie intégrante du métier.

Elles se doivent d’être efficaces pour permettre un gain de temps, une bonne compréhension du sujet, des enjeux, des projets. Pour ce faire, il est utile de bien les préparer et de bien les mener, sachant que le temps consacré à une réunion se déroule en trois étapes :

  • avant (préparation) ;
  • pendant (déroulement) ;
  • après (suites à donner).
1.

Définir les objectifs de la réunion à organiser

Avant de commencer toute démarche, il est impératif de se poser des questions : pourquoi cette réunion ? Quelles personnes devra-t-elle regrouper ? À quoi servira-t-elle ?

En effet, une réunion peut avoir différents objectifs selon ce que l’on souhaite :

  • informer : transmettre des informations (nouvelle réglementation, changement de fonctionnement…). Ici le public est plutôt passif, le contenu est descendant ;
  • former : afin d’acquérir, d’approfondir des compétences ;
  • prendre des décisions : que ce soit pour établir le projet pédagogique, les activités, les plannings, faire face à des difficultés, des changements, etc. ;
  • développer l’esprit d’équipe : au moment de la rentrée, des grandes vacances, lors de l’arrivée de nouveaux agents, pour redonner du dynamisme...
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