Dans cette étape, il s’agit de rationaliser les dépenses de fonctionnement sans toucher à l’organisation des services. Il s’agit de supprimer les dépenses inutiles, de réduire l’absentéisme du personnel, de passer d’une logique de marchés publics à une logique d’achat public. Dans ce cadre, vous devez vous intéresser à la façon dont les prestataires construisent leurs grilles tarifaires pour essayer d’obtenir le juste prix pour un niveau de prestation requis : celui qui répond strictement (et pas plus) à vos besoins et aux attentes des citoyens de votre collectivité. Des commandes groupées et structurées avec des quantités importantes de biens donnent une puissance d’achat, de négociation des prix et permettent de rechercher les meilleurs fournisseurs. Pour ces derniers, la rationalisation des commandes permet d’optimiser les circuits, les fréquences d’approvisionnement et par conséquent de diminuer davantage les coûts. La limitation des quantités stockées (gestion en flux tendus) permet de limiter les coûts d’immobilisation financière mais également de réduire les charges afférentes aux bâtiments consacrés au stockage et aux agents affectés à la gestion des magasins associés.
Vous devez également réfléchir à l’amélioration de la gestion du patrimoine afin notamment de diminuer les coûts d’assurance, d’entretien/maintenance ou des impôts à acquitter. Les collectivités doivent en effet souscrire des contrats ou polices d’assurance les couvrant contre divers risques en tant que propriétaires, en tant qu’utilisateurs ou en tant que gestionnaires. Elles sont souvent financièrement pénalisées par leur difficulté à décrire de manière précise les biens à prendre en compte. Vous devez impérativement maîtriser le contour, le contenu, le type de risques à couvrir, connaître le cadre juridique des contrats d’assurance, appréhender les différentes garanties offertes et vous assurer de ne pas payer plus de garanties que le strict nécessaire. Au-delà des contrats d’assurance, la collectivité doit s’interroger sur l’optimisation de tous les contrats d’entretien et/ou de maintenance concernant tous les biens inscrits dans son patrimoine. Les impôts et taxes tels que la taxe foncière, la taxe sur les bureaux, le droit au bail et les taxes d’urbanisme doivent également être contrôlés. Une connaissance précise des biens concernés, des actes de propriété et de leurs caractéristiques (surface, état d’occupation, zone…) est indispensable. L’inventaire du patrimoine qui est un préalable à toute démarche d’optimisation permet ainsi de limiter les dépenses inutiles.
