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Archiver les documents relatifs aux marchés publics

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète, étape par étape, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

Contexte

La passation de marchés par un pouvoir adjudicateur génère un grand nombre de documents. Une grande partie de ceux-ci doit être conservée pour répondre aux obligations définies par la législation sur l’archivage et par le droit des marchés publics.

C’est pourquoi, la Direction des achats doit :

  • organiser l’archivage des pièces relatives à la passation ou à l’exécution des marchés publics ;
  • conserver les pièces en fonction de leur durée d’utilité administrative (DUA) ;
  • définir le sort final des pièces qui ont été archivées ;
  • connaître les règles particulières à l’archivage des dossiers dématérialisés.
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Organiser l’archivage des pièces relatives à la passation ou à l’exécution des marchés publics

L’archivage est défini, en général, comme une méthode d’organisation et de gestion des documents établis dans le cadre de l’activité d’un organisme.

Appliqué au domaine des achats, il vise à :

  • faciliter l’accès à l’information ;
  • préserver les preuves liées à la passation et à l’exécution des marchés publics.

Il est encadré juridiquement par :

  • Les dispositions...
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