Dans le cadre d’une instruction pénale, la police judiciaire demande la communication d’un rapport d’analyse des offres d’un marché notifié il y a 7 ans. Doit-on en retrouver la trace ?

La durée d’utilité administrative d’un rapport d’analyse des offres est de 10 ans. Vous devez donc avoir conservé cette pièce et pouvoir la communiquer à une administration dans le cadre de l’exercice de ses pouvoirs.

Fichepratique

Sommaire

1. Organiser l’archivage des pièces relatives à la passation ou à l’exécution des marchés publics
2. Conserver les pièces de procédure en fonction de leur DUA
3. Définir le sort final des pièces de procédure archivées
4. Archiver les dossiers dématérialisés

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Archivage des registres

Archiver les documents relatifs aux marchés publics

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Référence : 0159

L'essentiel par l'éditeur

L'archivage des documents relatifs aux marchés publics est essentiel pour faciliter l'accès à l'information et préserver les preuves. Encadré par le Code du patrimoine et le Code de la commande publique, il impose des durées minimales de conservation : 5 ans pour les marchés de fournitures ou services, 10 ans pour les travaux. La dématérialisation nécessite un archivage électronique rigoureux. Les erreurs à éviter incluent le non-respect des délais de conservation et l'absence de collaboration avec le service des archives.

Quelles sont les durées minimales de conservation des documents relatifs aux marchés publics ?
Comment la dématérialisation impacte-t-elle l'archivage des marchés publics ?
Quelles erreurs éviter lors de l'archivage des documents de marchés publics ?

La passation de marchés par un pouvoir adjudicateur génère un grand nombre de documents. Une grande partie de ceux-ci doit être conservée pour répondre aux obligations définies par la législation sur l’archivage et par le droit des marchés publics.

C’est pourquoi, la Direction des achats doit :

organiser l’archivage des pièces relatives à la passation ou à l’exécution des marchés publics ;
conserver les pièces en fonction de leur durée d’utilité administrative (DUA) ;
définir le sort final des pièces qui ont été archivées ;
connaître les règles particulières à l’archivage des dossiers dématérialisés.

Organiser l’archivage des pièces relatives à la passation ou à l’exécution des marchés publics

L’archivage est défini, en général, comme une méthode d’organisation et de gestion des documents établis dans le cadre de l’activité d’un organisme.

Appliqué au domaine des achats, il vise à :

faciliter l’accès à l’information ;
préserver les preuves liées à la passation et à l’exécution des marchés publics.

Il est encadré juridiquement par :

Les dispositions relatives aux archives publiques du Code du patrimoine. Celles-ci ne s’appliquent qu’aux pouvoirs adjudicateurs chargés d’une mission de service public. En effet, l’article L. 211-4 du Code du patrimoine dispose que les archives publiques sont « les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres...

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