Certains documents à caractère temporaire peuvent-ils être éliminés ?

Peuvent être éliminés du dossier les demandes de congés annuels et d’autorisation d’absence, les changements d’adresse, les certificats de scolarité des enfants, les pièces à caractère financier intéressant le calcul de la rémunération (états d’heures supplémentaires par exemple).Les sanctions du 1er groupe (blâme et exclusion temporaire) sont effacées automatiquement au bout de 3 ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période. L’agent peut demander l’effacement de la mention des sanctions des 2e et 3e groupes après 10 ans de services effectifs à compter de la date de la sanction. Un refus ne peut être opposé à cette demande que si une autre sanction est intervenue pendant cette période.

Fichepratique

Sommaire

1. Cadre juridique et principes
2. Obligation générale d’information
3. Forme et contenu du dossier

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Gestion administrative

Dossier individuel de l’agent

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Mis à jour le 1 oct. 2025 | Coordonné par Marie Brêteau | Référence : 5916

L'essentiel par l'éditeur

Le dossier individuel de l'agent public est un document unique et obligatoire, retraçant l'ensemble de sa carrière. Il doit être neutre, sans référence aux opinions personnelles, et confidentiel. La dématérialisation est possible depuis 2009, facilitant l'accès et la gestion. Les agents ont un droit d'accès à leur dossier, renforcé en cas de procédure disciplinaire. Les documents temporaires peuvent être éliminés pour une gestion optimisée.

Quels sont les éléments obligatoires dans le dossier individuel d'un agent public ?
Comment la dématérialisation du dossier individuel des agents publics est-elle mise en œuvre ?
Quels droits d'accès un agent public a-t-il sur son dossier individuel ?

Le dossier individuel, créé lors de l’arrivée de l’agent en collectivité, doit permettre de suivre son évolution professionnelle. Il comporte toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’agent, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Il doit être conservé et mis à jour par la collectivité employeur tout au long de la carrière.

Cette fiche permet d’identifier les éléments constitutifs du dossier agent, son contenu et sa forme, les modalités d’accès et d’archivage.

Cadre juridique et principes

Unicité

Il existe un dossier administratif unique pour chaque agent, ouvert dès le recrutement et alimenté tout au long de la carrière. Il doit suivre l’agent dans ses affectations successives. Il est clos et archivé lorsque l’agent est radié des cadres de l’administration.

L'autorité territoriale est tenue de constituer un dossier pour chaque agent public (CGFP, art. L. 137-1).

Le centre de gestion constitue et tient à jour un dossier individuel par fonctionnaire, y compris les stagiaires, indépendamment du dossier prévu à l’article L. 137-1 du Code général de la fonction publique (CGFP) tenu par la collectivité ou l’établissement public administratif (D. n° 85-643, 26 juin 1985, relatif aux centres de gestion, art. 40).

Le dossier

Le dossier comporte une copie des pièces figurant...

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