Le dossier personnel des fonctionnaires et agents publics

Suivant le premier alinéa de l’article 18 du titre I^er du statut général des fonctionnaires, le dossier « doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé », sans autre précision. Dans la fonction publique hospitalière, il semblerait qu’aucun texte réglementaire ne soit venu apporter quelque précision à ce sujet, contrairement à la fonction publique territoriale pour laquelle le décret n° 85-643 du 26 juin 1985 relatif aux centres de gestion a stipulé :

« Le centre de gestion constitue et tient à jour un dossier individuel par fonctionnaire, y compris les stagiaires, indépendamment du dossier prévu à l’article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires tenu par la collectivité ou l’établissement public administratif.

Le dossier comporte une copie de celles des pièces figurant dans le dossier principal de l’intéressé qui retracent sa carrière et notamment :

1° Les décisions de nomination ou de titularisation ;

2° Les décisions d’avancement d’échelon et de grade ;

3° Les décisions concernant la mise à disposition, le détachement, la position hors cadre, la disponibilité, la position d’accomplissement du service national, la mise en congé parental, la mise en congé de longue durée ou de longue maladie, la décharge de fonctions pour les emplois mentionnés aux articles 47 et 53 de la loi du 26 janvier 1984 précitée, l’acceptation de démission, la mise à la retraite ou la radiation des cadres pour quelque motif que ce soit, ainsi que le licenciement pour insuffisance professionnelle ;

4° Les décisions d’affectation ou de mutation ;

5° Les sanctions disciplinaires autres que celles du premier groupe, ainsi que les avis des organismes siégeant en conseil de discipline ;

6° Les décisions individuelles intervenues en matière de formation ainsi que celles qui se rapportent aux périodes de formation suivies par l’intéressé. »

Cette énumération pourrait être une source d’inspiration pour les administrations hospitalières. Concrètement, le dossier doit comporter les éléments concernant :

• l’état civil de l’agent et son évolution (mariage, Pacs, composition de la famille, divorce) dès lors qu’il justifie l’attribution de droits particuliers (absences, avantages familiaux, etc.) ;
• la procédure de recrutement (diplômes, engagement en CDD ou CDI, résultats de concours) ;
• les affectations successives dans les différents services ;
• les procédures d’évaluation et de notation ;
• les avancements d’échelon et de grade ;
• l’absentéisme ;
• les procédures disciplinaires ;
• la fin de carrière (retraite, décès en service, démission…).