Ce volet n’est pas forcément le plus plaisant, mais il est tout aussi important que les autres. Il suppose des qualités de rigueur, de précision et de concentration pour gérer au quotidien des documents aussi nombreux que la fiche sanitaire, le registre d’infirmerie, les différentes déclarations d’accident, les ordonnances, les outils de gestion des prises de traitements et les différents affichages.
Les fiches sanitaires
Ce document obligatoire mentionne toutes les informations d’ordre médical et alimentaire susceptibles d’aider les encadrants à connaître le mineur (cf. Les fiches sanitaires). Elle est remplie par chaque famille avant toute inscription pour un séjour ou pour l’accueil de loisirs.
Le projet d’accueil individualisé (PAI)
Rappel
Certains enfants atteints de troubles de la santé font l’objet d’un projet d’accueil individualisé (PAI). Ce contrat établi entre la famille, le médecin de famille et l’organisateur de l’accueil de loisirs définit les modalités de l’accueil de l’enfant, les conditions d’intervention du personnel de l’accueil, l’explication de l’éventuel traitement médical, les aménagements éventuels concernant les horaires et les activités.
Le rôle de du référent sanitaire est de recenser tous les PAI et d’en faire une synthèse pour l’équipe d’encadrement, en demeurant attentif au respect du secret médical : toutes les informations ne doivent pas être communiquées au reste de l’équipe (la demande en est faite par les parents en général).
Le référent sanitaire récupère également, le cas échéant, tous les certificats médicaux permettant la pratique de certains sports ou activités spécifiques.
Le registre d’infirmerie
Pendant toute la durée de l’accueil de loisirs, le référent sanitaire tient à jour un registre d’infirmerie. Ce registre appelé familièrement cahier d’infirmerie est un document officiel et obligatoire. Il peut servir de pièce justificative en cas de problème, voire de dépôt de plainte : il doit être rempli en bleu ou noir, et sans rature.
A noter
Il existe un formulaire-type édité par le centre d’information et de documentation sur les droits de l’enfant (CRIDOC) ou par des organismes de formation (vendu dans le commerce au prix de 6 € environ). Chaque organisme peut néanmoins se créer le sien à partir du moment où les renseignements utiles peuvent y être consignés. Ce registre se compose de deux parties : le tableau des interventions et le tableau des traitements.
On note sur le tableau des interventions :
- la date et l’heure des incidents éventuels ;
- le nom et le prénom de l’enfant soigné ;
- le nom de l’animateur qui a effectué les soins ;
- le lieu et la nature exacte de la blessure ou du mal (mal-être, maux de tête ou de ventre…) ;
- les soins précis et exacts (1 comprimé de Doliprane 500, température de 37,2 °C, désinfection à la Bétadine…) ;
- les observations (remplir une déclaration d’accident, appeler les parents…) ou les consignes données à l’enfant (revenir après la douche, penser à mettre une casquette…).
Sur le tableau des traitements, le référent sanitaire inscrit également toutes les prescriptions médicales (enfants arrivés avec un traitement, ou vus par le médecin en cours de journée ou de séjour). Sont donc notés :
- le nom et le prénom de l’enfant ;
- le nom précis des médicaments ;
- la quantité à prendre et le type d’administration ou de posologie (1 cuillère à café…) ;
- les moments de la journée pour les prendre ;
- la durée du traitement.
Pour cela, il suffit de recopier l’ordonnance. Il est important de la relire avec le médecin afin de s’assurer de sa bonne compréhension.
Le référent sanitaire organise le suivi des traitements afin de s’assurer que chaque enfant n’oublie pas de prendre le sien. De manière pédagogique, il peut responsabiliser les enfants en les faisant eux-mêmes remplir le tableau après avoir pris leur traitement.
L’ordonnance
Afin d’administrer un traitement à un enfant, et donc de lui faire prendre les médicaments prescrits, le référent sanitaire récupère au préalable l’ordonnance du traitement (une copie est suffisante). Apportés dans leur emballage d’origine afin de pouvoir les identifier et d’en vérifier la date de péremption, les médicaments sont stockés dans un lieu fermé à clé.
Attention
Aucun médicament ne doit être laissé en possession d’un enfant, hormis si le traitement nécessite qu’il l’ait à sa portée en permanence. En séjour ou dans le dortoir lors de la sieste, il est important d’expliquer aux enfants qu’un médicament n’est pas un jeu.
La gestion des frais médicaux remboursables
Selon les organismes, la gestion des frais médicaux non remboursables (médicaments et produits achetés pour les premiers soins) est assurée par l’organisme lui-même, ou par le directeur de l’accueil de loisirs : un budget lui est alors alloué.
L’infirmerie peut ainsi être approvisionnée de tous les produits et matériels nécessaires à son bon fonctionnement (pansements, compresses, crèmes, gobelets…), communs à tous les enfants. Ces produits ne nécessitant pas d’ordonnance ne sont pas remboursés par la Sécurité sociale : ils constituent donc une dépense fixe, en principe non extensible.
En conséquence, ce poste doit être porté au budget prévisionnel de façon à ne pas le déséquilibrer tout en s’assurant de disposer des produits nécessaires en quantité suffisante. À la fin de l’année, le directeur de l’ACM, ou le référent sanitaire à qui il délègue cette mission sous sa responsabilité, rend compte à sa hiérarchie de l’exécution de ce budget (factures et tableau récapitulatif).
A savoir
Lors des séjours de vacances ou des séjours courts, l’assistant sanitaire, toujours sous l’autorité du directeur, peut être amené à gérer l’ensemble des frais médicaux (cf. État de remboursement des frais médicaux remboursables) et les avancer auprès des professionnels de santé. L’organisateur se fait rembourser pendant, ou après, le séjour par les parents, et leur transmet les feuilles de soin et les médicaments éventuels en retour.
Les déclarations d’accident
Toujours sous la responsabilité du directeur, le référent sanitaire peut être chargé de remplir les déclarations d’accidents (simples ou graves).
Les affichages
Le référent sanitaire s’assure que tous les affichages obligatoires sont effectués, en l’occurrence les adresses et numéros d’appel des services de secours d’urgence (cf. l’article L. 620-5 du
Code du travail
) :
- le SAMU (15) ;
- la police (17) ;
- les pompiers (18) ;
- les urgences européennes (112) ;
- le numéro du centre antipoison de la région.
Il est utile d’afficher d’autres numéros :
- médecin ;
- pharmacien ;
- dentiste ;
- hôpital ;
- accueil de loisirs et son directeur ;
- référent sanitaire ;
- animateurs ;
- gendarmerie ;
- organisateur ;
- direction départementale de la Cohésion sociale et/ou de la Protection des populations (DDCS/PP) ;
- Enfance en danger (119) ;
- délégation territoriale de l’agence régionale de la santé ;
- services de météo.
