Organiser un service au regard des objectifs de prise en charge
Qu'est ce qu'une organisation, quels sont les éléments qui la composent et comment la concevoir au sein d'un environnement pour qu'elle atteigne ses objectifs ? Chaque service doit s'organiser au regard des missions qui lui ont été confiées et dispose d'outils lui permettant de définir ses activités, de se positionner, d'optimiser sa réactivité et gérer son temps.
1 - Qu'est-ce qu'une organisation ?
Essai de définition
Le terme d'organisation signifie à la fois l'état d'un corps organisé, l'action d'organiser et son résultat, l'association qui se propose des buts déterminés. Nous l'utiliserons ici dans sa seconde acception, l'action d'organiser : doter d'une structure, d'un mode de fonctionnement, soumettre à une méthode, constituer en organes différenciés, mais toujours dans le même but, « rendre apte à la vie ».
Nous commencerons donc par une histoire vécue.
I - Génèse d'une organisation
De la création d'un foyer pour adolescents...
M. Vincent se trouve actuellement président d'une association d'action sociale gestionnaire de dix établissements. Quarante ans auparavant, il avait pris l'initiative, avec quelques amis, d'ouvrir un lieu d'accueil pour des adolescents au comportement difficile. Rassemblant ses économies, faisant appel à la générosité de sa famille pour acheter un petit château, il crée le foyer des Airelles. Dans une ambiance communautaire, quatre familles s'installent au château et partagent toutes les tâches : éducation des enfants, fabrication des repas, travaux d'aménagement, comptabilité, réunions de synthèse, etc.
L'agrément de l'administration et les mises en conformité qui y sont associées, la professionnalisation du secteur, la recherche d'une qualité du service rendu transforment peu à peu un groupe de militants en une équipe de professionnels. La structure est encore simple et tout le monde se connaît, mais les rôles se différencient : M. Vincent devient directeur, Mme Bonnie secrétaire, M. Thomas comptable, des stagiaires viennent apprendre le métier, puis viendront des éducateurs déjà qualifiés sortant tout frais de l'école.
... À la diversification des activités
Le dynamisme des fondateurs est communicatif et les besoins sont nombreux. D'autres établissements et services se créent, tout d'abord pour varier les possibilités offertes aux jeunes du premier établissement, puis pour offrir les compétences acquises à d'autres publics. Afin de coordonner ces activités et de centraliser un certain nombre de contrôles dits « sensibles » (application du droit du travail, gestion financière, paie), une direction...
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