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Action sociale Centre communal et intercommunal d’action sociale Optimiser les courriers aux usagers (facture, téléalarme, portage, etc.)

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Optimiser les courriers aux usagers (facture, téléalarme, portage, etc.)

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète, étape par étape, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

Contexte

Relances, réponses à une requête, circulaires, informations générales… trop de courriers officiels des centres communaux/intercommunaux d’action sociale (CCAS/CIAS) sont encore rédigés dans un langage technique et juridique inutilement complexe. Couramment employé par les spécialistes en interne, celui-ci peut s’avérer inadapté, voir désuet pour les destinataires : le risque est de créer des incompréhensions chez l’usager, voire des malentendus, et d’aboutir à une perte de temps, pour lui comme pour les CCAS/CIAS.

L’optimisation des courriers adressés aux usagers est donc une nécessité dans le cadre de la modernisation de l’action publique. Quel que soit le fond du sujet évoqué, elle passe par une remise à plat du fond et de la forme des échanges écrits avec les usagers, au profit d’un langage et d’une maquette clairs et accessibles à tous.

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Définir une maquette simple, claire et standardisée

La structure et les différences typographiques contribuent plus qu’on ne le croit à faciliter la bonne compréhension d’un message. La stabilité de la maquette de vos courriers est donc essentielle. Par une série d’indices graphiques toujours identiques, elle doit :

  • permettre à l’usager d’identifier immédiatement l’émetteur du message, en l’occurrence le CCAS/CIAS ;
  • fluidifier et...
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