Le film est l’aboutissement, la concrétisation matérielle de la définition de vos missions. Avant de chercher un prestataire pour sa création, vous devez prendre un temps de réflexion et vous poser les questions suivantes :
- Êtes-vous l’instigateur de ce film ? Quels sont vos objectifs (ou ceux de votre élu) ?
- Quelles missions du CCAS/CIAS devez-vous mettre en avant et pourquoi ?
- Quelle est la temporalité de votre film (s’inscrit-il sur la durée ou est-il un support événementiel) ? À quelle occasion devez-vous mettre en avant ces missions ?
- Quelle est votre cible (à qui voulez-vous vous adresser) ? S’agit-il d’un film à destination du grand public ? Est-il conçu pour un public professionnel ?
- Quel est le territoire d’action de ce film ? Est-il destiné à être diffusé sur votre territoire ou doit-il avoir un rayonnement départemental, régional, voire même national ?
- Quel est le budget en votre possession pour la création du film ?
Parallèlement, vous pouvez faire un état des lieux des films existants sur cette thématique. Une recherche Internet et auprès de vos collègues permet d’affiner vos objectifs en vous faisant un « œil » sur les films déjà existants : en les analysant, vous pouvez apprécier ceux qui traitent des mêmes problématiques que celles que vous voulez développer. Vous aurez ainsi une idée plus précise de ceux qui, « esthétiquement » ou visuellement, vous semblent le plus juste quant à la forme et à la cible choisie (pour exemple, voir la présentation du service Colibri du CCAS de Neufchâteau sur www.dailymotion.com).
Présenter le projet
Après avoir répondu à ces questions, préparez une réunion avec votre élu pour lui présenter le projet. Il est essentiel de communiquer avec lui pour préciser la portée, la destination, le contenu et la diffusion du film, en lui présentant la synthèse des réponses aux questions posées ci-dessus.
A retenir
Pour un élu, un film présente des avantages (c’est un outil relayant son discours et mettant en avant sa « vision » du CCAS/CIAS), mais aussi des inconvénients (plus qu’un document écrit, la vidéo peut sembler hors de contrôle une fois diffusée, notamment sur Internet et les réseaux sociaux, et fixer un discours pour « toujours »).
Une fois le projet présenté, proposez-lui un rétroplanning en faisant apparaître les différentes phases de création du film et les étapes où une validation de sa part est nécessaire. Pour ne pas revenir sur le scénario du film, convenez avec votre élu d’un deuxième temps de travail afin de partir sur un discours commun.
Lister les missions du CCAS/CIAS
L’étape suivante de votre travail consiste à préparer une liste exhaustive de l’ensemble des missions du CCAS/CIAS, avec des exemples concrets en fonction du public touché : vous ne développerez pas le contenu des missions et les exemples s’y rattachant de la même manière si vous vous adressez à un public averti ou novice. De plus, ce document est essentiel pour décrire et préciser votre vision de vos missions face à votre élu.
Travailler en équipe
Parallèlement, prévoyez avec votre équipe, un temps de présentation et d’échange autour de ce projet et synthétisez les idées de chacun sur cette thématique. Cette discussion fera émerger de multiples exemples qui nourriront le scénario du film et donneront des exemples concrets, illustrés en images par la suite. Cette concertation sera positive, vos agents se sentiront concernés, se reconnaîtront dans le film et se sentiront légitimes pour le relayer aussi bien en interne qu’auprès des autres professionnels.
Élaborer le cahier des charges
Une fois ce travail préparatoire engagé, fixez un autre temps d’échange avec votre élu pour lui présenter la première version de votre scénario. À cette étape, il s’agit d’un document écrit, synthétique – votre cahier des charges – qui reprend l’ensemble des phases énoncées auparavant :
- la présentation du CCAS/CIAS ;
- les missions que vous avez choisies de mettre en avant en expliquant pourquoi. Pour chacune d’entre elles, plusieurs exemples précis peuvent être proposés, ainsi que des personnalités que vous souhaitez mettre en avant (un ou plusieurs agents à interviewer, l’élu, vous-même) ;
- la ou les cibles choisies ;
- le territoire de diffusion ;
- la durée estimée de votre film : un film doit être assez court pour être regardé dans sa totalité. Plus votre propos est synthétique et clair, plus sa portée est importante (la durée moyenne est estimée entre deux à trois minutes). La longueur d’un film augmente son coût : plus les prises de vue et les interviews sont nombreuses, plus le temps de montage et de mixage est long et coûteux ;
- le budget alloué ;
- le rétroplanning (de quel temps disposez-vous pour faire ce film ? Y a-t-il une échéance prévue ?).
Votre élu peut ainsi discuter et valider ce cahier des charges. Profitez-en pour fixer avec lui sa parole politique et vos objectifs communs sur son mandat, ce qui permettra de l’utiliser pour le film (en introduction ou en conclusion).
Comment rédiger un cahier des charges pour élaborer un film sur votre CCAS/CIAS.
Une fois ce travail de concertation et de validation des contenus effectué, ce cahier des charges permet de passer à la deuxième étape, celle de la recherche et du choix du prestataire pour la réalisation du film.
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