Recenser les actions menées par le CCAS/CIAS en matière de communication

Le directeur du CCAS/CIAS doit avoir une vision d’ensemble des outils de communication utilisés par son établissement pour :

• calibrer le marché public à monter pour réaliser les prestations de graphisme, de photocomposition ou d’impression ;
• avoir une vision analytique des coûts de communication par service et par action.

Les chefs de services, qui doivent impérativement être associés à la démarche, ne pensent pas toujours à décrire l’ensemble des outils utilisés. C’est pourquoi il est bon de solliciter trois sources d’information fiables et précises :

• le service des finances, qui inscrit les dépenses sur les lignes budgétaires ;
• le service interne de l’imprimerie (s’il y en a un au sein du CCAS/CIAS ou de la collectivité) ;
• le ou les fournisseurs (imprimeurs, graphistes, etc.).

L’état des lieux permet d’élaborer :

• une synthèse des coûts de communication pour le CCAS/CIAS ;
• une répartition par services et par action.

Il est alors possible de mener une réflexion sur la pertinence à renouveler ou non tel ou tel support de communication.

Exemple : est-il encore judicieux d’imprimer 3 000 invitations à une conférence, lorsqu’il est maintenant admis que les invitations par mail sont aussi, voire plus efficaces ? Peut-être faut-il revoir les volumes, ou s’interroger sur l’intérêt de conserver ce support.

L’inventaire des supports permet ainsi de faire un premier choix dans les supports, en prenant en compte leur pertinence à un instant T.

Cette analyse permet aussi au CCAS/CIAS de retrouver des marges de manœuvre en termes de budget à investir dans la communication.

Enfin, elle permet de réfléchir à la façon dont de nouveaux supports peuvent entrer dans le plan de communication du CCAS/CIAS alors qu’ils en étaient jusqu’à présent exclus.

Exemple : les factures mensuelles de portage des repas à domicile ne font pas toujours l’objet d’une réflexion en termes de communication. Pourtant, sans coûts postaux supplémentaires, il est généralement possible d’insérer une autre feuille dans les envois, qui peut apporter des informations aux usagers (nouvelle tarification, service amélioré, menus du mois, etc.).