Se doter de l’ingénierie nécessaire à l’élaboration du projet social de territoire

Pour mener à bien le projet social de territoire, vous devez définir la composition de votre équipe projet (cf. Schéma d’organisation de l’ingénierie de projet). Son nombre varie selon la taille de votre CCAS/CIAS et de votre collectivité : il est évident que les besoins ne sont pas les mêmes pour une ville de 10 000 ou de 500 000 habitants. Cependant, elle doit se structurer autour d’un trinôme composé :

• du directeur général des services ;
• du directeur de projet (le directeur du CCAS/CIAS) ;
• d’un ou plusieurs chefs de projet.

Le directeur général des services

Le directeur général des services de la collectivité pilote le projet :

• Il mobilise l’ensemble des directions de la collectivité pour les impliquer dans la démarche.
• Il assure, dans le cadre du comité de pilotage, le suivi de l’avancement de la démarche.
• Il valide, notamment avec les élus, les différents projets retenus et les moyens qui seront alloués.

Le directeur de projet, directeur du CCAS/CIAS

Il est le garant de la bonne avancée du projet :

• Il recrute le(s) chef(s) de projet, valide la composition des équipes projet, veille à leur mise à disposition par leur service d’origine, et s’assure qu’elles ont les moyens de mener à bien leur mission.
• Le(s) chef(s) de projet lui rend(ent) compte toutes les semaines de l’avancée du projet. Le directeur de projet réunit tous les trimestres l’ensemble des équipes projet pour veiller à l’avancement, la transversalité et la cohérence du projet social de territoire.
• Il rend compte régulièrement au directeur général des services, notamment dans le cadre de la réunion de direction, au moyen des tableaux de bord de suivi d’activité.
• Il veille au respect des budgets et du calendrier initialement arrêtés.
• Il fait le lien avec les élus et le(s) chef(s) de projet pour s’assurer du respect du plan de communication.

Le chef de projet

Il garantit la mise en œuvre des actions du projet social de territoire :

• Il propose au directeur de projet l’équipe avec laquelle il souhaite travailler, composée de chefs de service, d’experts de la collectivité, du monde associatif ou des partenaires institutionnels. Ces équipes doivent prendre en compte l’ensemble des aspects du projet social de territoire, à savoir les ressources humaines, le développement durable, la communication, les finances, sans compter la spécificité de chaque action.
• Il donne les consignes de travail à chaque membre de son équipe et veille à ce que les axes stratégiques et les objectifs opérationnels soient respectés dans les actions mises en œuvre.
• Il fait en sorte que son équipe ait les moyens de travailler (salles de réunion, envoi d’invitations, comptes rendus, etc.).
• Il propose à son directeur de projet les actions à décliner pour les objectifs opérationnels, avec le calendrier de mise en œuvre et les budgets nécessaires.
• Il rédige l’ensemble des fiches du projet social de territoire, et notamment les fiches actions à l’aide du programme informatique dédié au projet social de territoire.
• Il prépare les outils de communication propres à chaque action (dossiers de presse, supports papier et Web, conférences de presse, etc.) dans le respect de la charte graphique du projet social de territoire.
• Il veille à ce que les indicateurs soient bien collectés et remontés dans les temps au directeur de projet.
• Il tient à jour le tableau de bord d’activité et participe aux réunions de suivi hebdomadaires organisées par le directeur de projet.

Le membre de l’équipe projet

Il est choisi par le chef de projet pour son expertise, sa connaissance du public, sa capacité à contribuer au projet. Il est mis à disposition par son service, son institution ou son association pour contribuer à la réalisation d’une ou plusieurs actions. Il se voit confier des missions par le chef de projet, après accord de sa hiérarchie :

• Il met en œuvre les actions qui lui sont confiées.
• Il assure le reporting régulier de l’avancement des actions auprès du chef de projet.
• Il participe aux réunions de travail trimestrielles organisées par le directeur de projet pour suivre l’état d’avancement du projet.