Organiser une réunion publique
La démarche a fait l’objet d’une phase de préparation qui a permis d’identifier notamment ce que l’on souhaitait mettre en débat, les parties prenantes sont mobilisées… Le moment est donc venu de la première rencontre avec les participants. Elle s’organise le plus souvent sous la forme d’une réunion publique ou cours de laquelle le projet et les règles du jeu de sa mise en débat sont présentés.
A noter
Il peut arriver que des projets affectent fortement certaines parties prenantes (on pense par exemple aux habitants d’un immeuble devant être démoli, ou encore à des agents dont les missions pourront être affectées par les décisions qui seront prises à l’issue de la concertation). Ces personnes doivent être réunies en amont de la réunion de lancement pour recevoir une information les concernant directement.
Présenter le projet…
Cette présentation doit être particulièrement soignée. Il s’agit :
- d’une part d’en présenter les objectifs, les contours, le calendrier ;
- d’autre part de distinguer le plus clairement possible les invariants (les décisions déjà prises et les contraintes qui vont constituer le cadre dans lequel le débat va se dérouler) et les « variants » (les marges de manœuvre du projet, les éléments non encore figés et qui pourront bénéficier des apports de la concertation) du projet.
Il est tout à fait possible, et même souhaitable, d’inclure dans les invariants le cadre budgétaire du projet.
Cet exposé doit être court et le plus compréhensible possible par les participants. Ainsi, on évitera tous les termes techniques, ou ils feront pour le moins systématiquement l’objet d’une définition. Une relecture de la présentation par des personnes non impliquées dans le projet est indispensable avant la réunion.
On se demande parfois si la présentation PowerPoint est adaptée à une présentation grand public. Elle peut tout à fait l’être, à trois conditions :
- s’assurer que celui qui présente le projet sait utiliser un PowerPoint (ne pas lire, ne pas regarder l’écran plutôt que le public…) ;
- s’assurer que les contenus soient compréhensibles par tous ;
- s’assurer que la projection soit visible de tous les participants…
… et la démarche
Le deuxième aspect de cette présentation porte sur la démarche elle-même :
- Comment sera mis en débat le projet ?
- Avec qui ?
- Selon quelles modalités pratiques ?
- Dans quel calendrier ?
- Avec quels livrables ?
Il s’agit également de présenter les règles du jeu de cette démarche et d’en rappeler les objectifs : la finalité de la concertation n’est pas la codécision, mais l’amélioration de la qualité de la décision par sa mise en débat avec les parties prenantes qu’elle concerne. Ce sont les élus qui, in fine, prendront la décision. Mais ils s’engagent, à l’issue de la démarche, à venir expliquer ces décisions.
Organiser les échanges avec le public
La manière dont sont organisés les échanges lors de la première réunion est cruciale, parce qu’elle donne aux participants un signal fort sur la façon dont les organisateurs en conçoivent l’intérêt. Plusieurs formes d’animation existent, mais on retiendra ici deux principes qui s’appliquent à l’étape de lancement mais aussi à l’étape suivante :
- ne pas se contenter du jeu de questions-réponses de la traditionnelle réunion publique, mais donner du temps aux échanges avec et entre les parties prenantes du débat ;
- structurer le débat autour de questions qui n’ont pas pour objet de brider la parole, mais bien de permettre la construction de contributions collectives directement utiles aux futures décisions. Pour cela il est souhaitable, dès la première réunion, de penser l’installation de la salle pour éviter la traditionnelle confrontation salle/tribune.
Lors de la réunion de lancement, plusieurs questions peuvent structurer le débat :
- ce que les participants pensent du projet présenté ;
- ce qui leur apparaît positif ou non ;
- ce qu’ils souhaiteraient explorer lors de l’étape suivante ;
- les critères qui selon eux feraient du projet un « bon » ou un « mauvais » projet…
Les participants peuvent apporter leurs contributions en direct lors d’un échange dans et avec la salle, mais il est souhaitable de prévoir dès la première réunion un temps de travail des participants entre eux afin qu’ils échangent leurs points de vue avant de les restituer et d’engager une discussion en plénière.
Ici l’essentiel est d’éviter la séance des questions avec réponses immédiates des intervenants. Cette forme d’échange est appropriée pour une réunion d’information, mais pas pour une étape de concertation. La concertation exige les échanges entre toutes parties prenantes afin de pouvoir dégager ensemble les conditions de l’intérêt général. Il faut donc organiser cet échange.
La répartition des différents temps d’une réunion dépend de la phase dans laquelle on se situe.
Lors de la réunion de lancement, on comptera un tiers du temps pour l’exposé et deux tiers pour les échanges.
En phase d’approfondissement, l’exposé ne devra pas dépasser le quart du temps prévu.
Enfin, lors des restitutions, l’exposé constituera les deux tiers du temps de réunion.
La réunion de lancement pose donc le « mandat de concertation », c’est-à-dire le champ de ce qui est mis en débat et la manière dont ce débat va se dérouler et sera conclu.
