La mutualisation des archives

La définition légale des archives est très large. L’ article L. 211-1 du Code du patrimoine définit les archives comme « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

On distingue les archives publiques des archives privées qui ne répondent pas au même régime.

• Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité de l’administration, les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par une personne de droit privé, les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité ( C. patr., art. L. 211-4 ). Ces archives font partie du domaine public mobilier de la collectivité ( CGPPP, art. L. 2112-1 ). En ce sens, elles sont imprescriptibles et inaliénables.
• Les archives privées : il s’agit de l’ensemble des documents qui ne supportent pas la qualification d’archive publique telle que définie par l’article L. 211-4 du Code du patrimoine ( C. patr., art. L. 211-5 ).

Le Code général des collectivités territoriales, qui renvoie au Code du patrimoine, énonce le principe général selon lequel les collectivités territoriales et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent eux-mêmes la conservation et leur mise en valeur ( C. patr., art. L. 212-6 et L. 212-6-1 ).

À cet égard, l’archivage constitue une dépense obligatoire pour les collectivités publiques, qui doivent prévoir chaque année les crédits nécessaires à sa gestion ( CGCT, art. L. 2321-2, 2° ).

Tout fonctionnaire ou agent chargé de la collecte ou de la conservation d’archives est tenu au secret professionnel ( C. patr., art. L. 211-3 ).

Par ailleurs, le décret n° 2017-719 du 2 mai 2017 , pris pour l’application des articles 60, 61 et 62 de la loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine, donne une définition du service d’archives : « Un service public d’archives a pour missions de collecter, de conserver, d’évaluer, d’organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur et de diffuser des archives publiques » ( C. patr., art. R. 212-4-1 ).

Enfin, on distingue classiquement les archives physiques des archives numériques :

• Les archives physiques des collectivités publiques sont les documents papiers. Elles peuvent faire l’objet d’un dépôt au sein du service d’archives de l’EPCI dont relève la collectivité concernée.
• Les archives numériques des collectivités publiques sont, par nature, des documents immatériels, virtuels qui nécessitent un dispositif technique pour s’afficher. Il s’agit donc d’un support plus flexible, modulable. Elles peuvent faire l’objet d’une mutualisation entre services publics d’archives ( C. patr., art. L. 212-4-1 ,  R. 212-18-1 et R. 212-18-2 ).