La mutualisation de la gestion des archives concerne la situation où plusieurs services producteurs s’entendent par convention pour gérer, sous leur responsabilité commune, une ou plusieurs fonctions liées à la gestion de leurs archives.
À l’inverse, l’externalisation de la gestion des archives publiques concerne la situation dans laquelle un service producteur confie une ou plusieurs fonctions liées à la gestion de ses archives à une personne tierce, qu’elle soit publique ou privée. En effet, le Code du patrimoine autorise tout producteur d’archives publiques à externaliser la conservation de ses archives auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture ( C. patr., art. L. 212-4, II ). Pour autant, ce procédé ne décharge en rien le producteur d’archives de ses obligations.
Procédure d’externalisation des archives
Elle est précisée aux articles R. 212-19 à R. 212-22 du Code du patrimoine :
- Le producteur d’archives informe, par lettre recommandée avec accusé de réception, la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État de son intention de procéder à l’externalisation de ses archives courantes et intermédiaires par une déclaration de dépôt. Il y indique le contexte et les objectifs du projet, y expose ses motivations et la liste détaillée des archives concernées ( C. patr., art. R. 212-20 ).
- Le projet de la convention d’externalisation est transmis à la personne chargée du contrôle scientifique et technique, qui dispose ensuite d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. Le contrat ne pourra être signé qu’à compter de l’expiration de ce délai ( C. patr., art. R. 212-21 ).
- La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État doit être destinataire d’un exemplaire du contrat signé.
S’agissant de l’externalisation des archives publiques auprès d’un prestataire agréé, est à noter la publication récente du décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture.
Ce décret procède à une simplification, une modification et une déconcentration du processus de délivrance de l’agrément, à compter du 1er janvier 2021.
À partir de cette date, les conditions à remplir par toute personne souhaitant assurer la conservation d’archives publiques et souhaitant ainsi bénéficier d’un agrément sont simplifiées. En effet, les six premières conditions énoncées par l’ article R. 212-23 du Code du patrimoine sont modifiées et remplacées par deux nouvelles, à savoir :
- Pour l’activité de tiers archivage sur support papier, les demandeurs doivent disposer de la certification correspondant aux normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier.
- Pour l’activité de tiers archivage électronique, les demandeurs doivent disposer de la certification correspondant aux normes relatives à l’archivage électronique.
La procédure de délivrance de l’agrément est, quant à elle, déconcentrée. En effet, il sera désormais délivré, non plus par le ministre chargé de la Culture, mais par le préfet de département (à Paris, par le préfet de police).
Enfin, le dossier de demande, la durée de l’agrément et les conditions de retrait de cet agrément sont également modifiés par l’ article 4 du décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 .
Le CST exercé par les services déconcentrés de l’État porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection, d’élimination, de traitement, de classement, de conservation et de communication des archives (C. patr., art. L. 212-10 et R. 212-1 ).
En ce sens, le CST assure la sécurité de ces documents afin de protéger le patrimoine culturel français.
Ce contrôle est notamment assuré par le service interministériel des Archives de France et le service de l’inspection des patrimoines.
Il est réalisé sur pièces ou sur place ( C. patr., art. R. 212-4 ).
Le cloud computing correspond à la mise à disposition d’espaces de stockage à l’hébergement d’une application proposée en mode service à ses utilisateurs. Autrement dit, il s’agit d’accéder, par réseau, à des ressources informatiques.
Face à la demande de certaines collectivités territoriales de souscrire à une offre de cloud computing auprès d’acteurs internationaux du secteur, l’État a produit, le 5 avril 2016, une note d’information dans laquelle le cadre légal est précisé : « toutes les archives publiques sont par ailleurs des trésors nationaux […] les données numériques des collectivités relèvent donc du régime des trésors nationaux dès leur création. Or, la qualité de trésor national impose un régime de circulation contraignant » car il « ne peut pas sortir du territoire douanier français ».
La seule pratique légale consiste à s’orienter vers une offre de cloud souverain, c’est-à-dire que les données sont entièrement stockées et traitées sur le territoire français.
Les services d’archives départementales peuvent être sollicités pour apporter leur appui aux collectivités qui souhaitent mettre en œuvre ce processus.
