Fichepratique

Le statut juridique des documents produits et reçus par l’administration

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Référence : 13553

L'essentiel par l'éditeur

Les documents produits ou reçus par l'administration sont considérés comme des archives publiques, régies par le Code du patrimoine. Ces archives, inaliénables et imprescriptibles, sont soumises à des règles strictes de collecte, traitement, conservation et accès. La gestion des archives incombe aux autorités territoriales sous le contrôle de l'État. La destruction nécessite une autorisation étatique. Les archives publiques bénéficient d'une protection renforcée, avec des sanctions pénales en cas de détournement.

  • Quelles sont les règles de conservation des archives publiques en France ?
  • Comment se déroule la destruction des archives publiques ?
  • Quelles sont les sanctions en cas de détournement d'archives publiques ?

La consécration du droit à l’information et à l’accès aux documents administratifs oblige l’administration à porter une attention toute particulière aux documents qu’elle produit et reçoit dans l’exercice de ses fonctions.

À cet effet, l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics, les personnes morales de droit public ou encore les personnes de droit privé chargées d’une mission de service public sont même tenus responsables de la conservation et de la gestion de ces documents.

L’enjeu de conservation et de gestion de ces documents est donc majeur. Il s’agit de poursuivre trois objectifs, que sont :

  • la sauvegarde de la mémoire collective ;
  • la continuité du service public, le traitement des dossiers ;
  • la justification des droits et obligations de tout un chacun.

C’est pour répondre à ces impératifs que le législateur a prévu que ces documents naissent archives. En effet, la qualification d’archives offre à ces documents un statut juridique particulièrement protecteur, qu’il importe d’ailleurs à l’administration de parfaitement maîtriser.

Cette fiche a pour vocation d’exposer la nature et le régime juridique des documents administratifs ainsi que de présenter les procédures destinées à assurer leur préservation.

1.

La nature des documents produits et reçus par l’administration dans l’exercice de ses fonctions

Le Code du patrimoine dispose que l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité sont des archives ( C. patr., art. L. 211-1 ).

Il s’agit d’une définition particulièrement extensive des archives. Le fait de ne pas définir cette notion de manière exhaustive permet d’assurer une préservation maximale des documents administratifs.

Comme nous le disions, tous les documents produits ou reçus par l’administration sont des archives, et à cet égard relèvent du droit des archives publiques. En effet, l’ article L. 211-4 du Code du patrimoine définit les archives publiques comm...

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