Quelle est la différence entre archives publiques et privées ?

Les archives publiques sont les documents visés par les dispositions de l’article L. 211-4 du Code du patrimoine :« 1° Les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l’ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;2° Les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé ;3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. »Autrement dit, il s’agit de tous les documents qui participent à l’activité des administrations ou résultent de la gestion d’un service public.En parallèle, et comme le prévoit l’article L. 211-5 du Code du patrimoine, tout ce qui n’est pas une archive publique est une archive privée. Il s’agit en principe des documents produits par les personnes physiques (personnes, familles) et les personnes morales de droit privé (entreprises, associations). Lorsqu’elles présentent un intérêt historique ou patrimonial, elles peuvent intégrer une collection publique d’archives.A noterSi toutes les archives privées émanent de producteurs privés, tous les producteurs privés ne produisent pas que des archives privées.Par exemple, les personnes morales de droit privé qui exercent une mission de service public produisent ou reçoivent des documents susceptibles de revêtir un caractère administratif s’ils présentent « un lien suffisamment direct avec la mission de service public » (CE, 17 avr. 2013, n° 342372, La Poste c/ M. Bigi).

Qu’est-ce que la durée d’utilité administrative ?

La durée d’utilité administrative (DUA) est la durée durant laquelle les documents d’archives doivent être conservés dans les locaux des services producteurs, en tant qu’archives courantes ou intermédiaires. Cette période correspond aux deux premiers stades de la vie des archives. Durant cette période de conservation, les documents ne peuvent être détruits.Cette durée est fixée par le producteur et le service d’archives en tenant compte des besoins du service et des délais de recours légaux (en cas de litige et contentieux). Cela signifie que la DUA peut être courte comme très longue.

Quel est l’ordre juridictionnel compétent pour connaître d’une action en revendication d’archives publiques ?

Dans une décision du 9 juillet 2012, le Tribunal des conflits a jugé que, si les archives publiques appartiennent au domaine public et sont régies par les principes d’inaliénabilité et d’imprescriptibilité, reconnus antérieurement par une jurisprudence établie, l’action en revendication de telles archives, introduite par une personne de droit public à l’encontre d’une personne de droit privé en possession de laquelle se trouvent ces documents relève de la compétence du juge judiciaire, sous réserve d’une éventuelle question préjudicielle posée au juge administratif en cas de difficulté sérieuse portant sur la détermination du caractère public desdites archives (TC, 9 juill. 2012, n° C3857).

Fichepratique

Sommaire

1. La nature des documents produits et reçus par l’administration dans l’exercice de ses fonctions
2. Les règles de collecte, traitement, conservation et accès aux documents
3. Le régime de protection des documents administratifs

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Le statut juridique des documents produits et reçus par l’administration

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L'essentiel par l'éditeur

Les documents produits ou reçus par l'administration sont considérés comme des archives publiques, régies par le Code du patrimoine. Ces archives, inaliénables et imprescriptibles, sont soumises à des règles strictes de collecte, traitement, conservation et accès. La gestion des archives incombe aux autorités territoriales sous le contrôle de l'État. La destruction nécessite une autorisation étatique. Les archives publiques bénéficient d'une protection renforcée, avec des sanctions pénales en cas de détournement.

Quelles sont les règles de conservation des archives publiques en France ?
Comment se déroule la destruction des archives publiques ?
Quelles sont les sanctions en cas de détournement d'archives publiques ?

La consécration du droit à l’information et à l’accès aux documents administratifs oblige l’administration à porter une attention toute particulière aux documents qu’elle produit et reçoit dans l’exercice de ses fonctions.

À cet effet, l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics, les personnes morales de droit public ou encore les personnes de droit privé chargées d’une mission de service public sont même tenus responsables de la conservation et de la gestion de ces documents.

L’enjeu de conservation et de gestion de ces documents est donc majeur. Il s’agit de poursuivre trois objectifs, que sont :

la sauvegarde de la mémoire collective ;
la continuité du service public, le traitement des dossiers ;
la justification des droits et obligations de tout un chacun.

C’est pour répondre à ces impératifs que le législateur a prévu que ces documents naissent archives. En effet, la qualification d’archives offre à ces documents un statut juridique particulièrement protecteur, qu’il importe d’ailleurs à l’administration de parfaitement maîtriser.

Cette fiche a pour vocation d’exposer la nature et le régime juridique des documents administratifs ainsi que de présenter les procédures destinées à assurer leur préservation.

La nature des documents produits et reçus par l’administration dans l’exercice de ses fonctions

Le Code du patrimoine dispose que l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité sont des archives (C. patr., art. L. 211-1).

Il s’agit d’une définition particulièrement extensive des archives. Le fait de ne pas définir cette notion de manière exhaustive permet d’assurer une préservation maximale des documents administratifs.

Comme nous le disions, tous les documents produits ou reçus par l’administration sont des archives, et à cet égard relèvent du droit des archives publiques. En effet, l’article L. 211-4 du Code du patrimoine définit les archives publiques comme étant :

les docum...

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