Conformément à l’article L. 6143-7 du Code de la santé publique, le directeur, dans le cadre de sa mission générale de gestion de l’établissement, est chargé de maintenir les conditions d’un bon fonctionnement des services et donc de mettre fin à des incidents ou à la prévenir. Il détient donc un pouvoir de police administrative lui permettant d’édicter un avertissement ou une mise en garde.
Fondée sur un rapport ou un signalement d’événement indésirable, une telle lettre doit respecter le principe du contradictoire, permettant de recueillir les observations de la personne mise en cause (et parfois ses excuses pour son comportement « inapproprié »).
Une telle lettre témoigne également du soutien institutionnel apporté à un agent victime d’attaques, insultes ou injures.