Questions-réponses : gestion du personnel territorial

 
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Partie 3 - Droits et obligations – Déroulement de carrière
Chapitre 1 - Généralités

3.1/4 - Que doit contenir le dossier individuel d'un agent ?

Contexte

Aucune disposition légale ne traite du contenu du dossier. Tout au plus est-il précisé que tel ou tel document ne doit pas y figurer (par exemple, l'avertissement en termes de sanction est implicitement exclu). Le dossier doit cependant et en toute logique inventorier toutes les informations relatives à la carrière du fonctionnaire.

En pratique

Le dossier doit comprendre l'ensemble des pièces intéressant la situation administrative du fonctionnaire : tous les documents afférents, mais seulement ceux-là, doivent donc y figurer.

  1. Le dossier administratif ou individuel d'un agent (titulaire ou non titulaire)

    Il doit comporter toutes les informations relatives à son état civil, à sa situation de famille, à sa carrière, à sa formation, à sa notation et à son aptitude physique. Il suit l'agent tout au long de sa carrière. L'absence de numérotation ou de classement du dossier administratif ne constitue pas un vice de procédure en matière disciplinaire.

    Deux types de documents peuvent être définis : les éléments permanents et les éléments temporaires du dossier.

    • Les éléments permanents : Le dossier administratif contient des éléments permanents tels que les arrêtés de recrutement, les avancements d'échelon et de grade, les arrêtés de sanctions disciplinaires, les attestations de suivi de stage, etc.. Il s'agit de tous les actes administratifs nécessaires au suivi de la carrière de l'agent et précisant sa situation administrative ou sa position, qui peut évoluer au fil du temps. Tous les éléments permanents du dossier administratif doivent être enregistrés, numérotés et classés par ordre chronologique. La numérotation permet d'éviter le retrait ou l'ajout de pièces. En règle générale, les documents sont classés par thème.

    • Les éléments temporaires : Le dossier contient également les certificats de scolarité des enfants, le justificatif de déménagement, le récépissé de demande de congés annuels, etc. Les éléments temporaires peuvent faire l'objet d'un classement annuel puis être détruits quand ils sont devenus inutiles.

  2. Les éléments prohibés

    Bien que le statut n'apporte pas, là non plus, de précisions sur les éléments à prohiber dans le dossier, celui-ci ne peut contenir d'éléments relatifs à la vie privée de l'agent, à ses opinions politiques, syndicales ou religieuses, voire philosophiques, ou encore d'éléments couverts par le secret médical.

  3. Cas particuliers : le traitement de certains documents

    Certains documents par nature étrangers à l'objet du dossier individuel ou figurant parmi les documents prohibés peuvent, dans certaines circonstances, s'y trouver tout...

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