Le compte de gestion sur pièces sert de support au contrôle des comptes d’une collectivité.
Il est transmis avant le 31 décembre N+1, par le comptable (cf. Le comptable du Trésor, au juge des comptes compétent : la chambre régionale des comptes - CRC), (
décret n° 2012-255 du 23 février 2012
) ou le pôle interrégional d’apurement administratif (PIAA), (
arrêté du 23 mars 2012
).
Le compte de gestion sur pièces est le support du contrôle du juge des comptes.
Il diffère du simple compte de gestion sur chiffres qui est un document issu de l’application Hélios. Le compte de gestion sur pièces rassemble l’ensemble des éléments budgétaires et comptables de l’année écoulée.
Un compte de gestion sur chiffres « étendu » est transmis au juge des comptes par le comptable de manière dématérialisée. En plus du compte de gestion sur chiffres tel qu’il est transmis à l’ordonnateur, il comprend d’autres pièces justifiant de l’exécution budgétaire et comptable de l’année :
- Les états de soldes et de restes (restes à payer et à recouvrer) qui récapitulent les opérations en cours au 31 décembre.
- Le livre auxiliaire des comptes de tiers et financiers retrace les opérations en débit et crédits des comptes de classe 4 et 5 qui doivent être justifiées (exemple : compte de TVA).
- Les fiches budgétaires retraçant, compte par compte (une fiche par compte), les mandats et les titres émis durant l’exercice.
Mais les pièces justificatives (factures, délibérations, budget, décisions modificatives, restes à réaliser, compte administratif, déclarations de TVA) ainsi que les titres, mandats et bordereaux sont transmis au format papier au juge (sauf dématérialisation de l’ensemble de la chaîne via le PESV 2).
Ces pièces font l’objet d’un classement qui diffère selon le destinataire des comptes :
- pour le PIAA : les dépenses et recettes sont transmises dans l’ordre chronologique de leur émission ;
- pour la CRC : les mandats et les titres sont classés dans l’ordre des comptes (de la classe 1 à la classe 7) à l’appui des fiches budgétaires.
A noter
Ces pièces sont regroupées par collectivité et font l’objet d’un envoi groupé par Centre des finances publiques au juge des comptes à partir de septembre N+1, et avant le 31 décembre. En cas de retard, le juge des comptes peut prononcer des amendes à l’encontre du comptable.
