Les modes d’encaissement des recettes

L’ article R. 1617-7 du Code général des collectivités territoriales précise que « les régisseurs encaissent les recettes réglées par les redevables dans les mêmes conditions que les comptables publics » ; les régisseurs peuvent ainsi appliquer les dispositions de l’ article 11 de l’arrêté du 24 décembre 2012 portant application des articles 25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du décret n° 2012-1247 du 7 novembre 2012 portant adaptation de divers textes aux nouvelles règles de la gestion budgétaire et comptable publique.

Cet arrêté tire les conséquences de la publication du décret du 7 novembre 2012 qui a abrogé le décret du 29 décembre 1962 qui fixait les modalités d'encaissement et de décaissement par les comptables publics ; il se substitue au décret n° 65-97 du 4 février 1965 relatif aux modes et aux procédures de règlement des dépenses des organismes publics ; il tient également compte de l'apparition de nouveaux moyens de paiement issus d'innovations technologiques.

Certains modes d’encaissement des recettes nécessitent la création d’un compte de dépôt de fonds au Trésor : DFT-net. Ainsi, la création d’un compte DFT-net (apanage de la DGFiP) permet, d’une part, d’offrir aux administrés des moyens modernes de paiement et permet, d’autre part, à la collectivité, d’améliorer significativement le recouvrement des recettes. Grâce au compte DFT-net, les paiements par carte bancaire, par TIPI, par virement et par prélèvement sont considérablement facilités et sécurisés.

De plus, le compte DFT-net permet au régisseur de suivre en temps réel les encaissements eu égard aux différentes opérations de régie. Le compte DFT-net offre de multiples fonctionnalités au régisseur : consultation simplifiée, extraction d’un état synthétique des recettes encaissées, téléchargement de différents documents.

Les recettes publiques sont encaissées :

• par prélèvement bancaire ou moyen de paiement assimilé (titre interbancaire de paiement et télérèglement) lorsque l'ordonnateur ou le comptable accepte ce moyen de paiement ;
• par virement depuis un compte ouvert auprès d'un établissement ou d'un organisme autorisé à effectuer ce service de paiement ;
• par chèque tiré sur un compte ouvert auprès d'un établissement ou d'un service autorisé à effectuer des opérations de banque ;
• par l'une des formes de carte de paiement suivantes :
  • carte bancaire, à distance ou au guichet d'un comptable public ou d'un régisseur lorsqu'il est doté de l'équipement de lecture de carte,
  • porte-monnaie électronique auprès d'un comptable public ou d'un régisseur, lorsqu'il est doté d'un lecteur de carte, pour les recettes inférieures à 100 € ;
• par carte bancaire, dans certains cas, pour les timbres fiscaux, à distance ou au guichet d'un comptable public ou d'un distributeur de timbre, lorsqu'ils sont dotés de l'équipement de lecture de carte ;
• en espèces lorsque le montant unitaire de la recette est inférieur au plafond fixé par l’ article D. 112-3 du Code monétaire et financier ;
• par mandat postal ;
• par instruments de paiement émis par une entreprise ou par un organisme dûment habilité ( CGCT, art. R. 1617-7 ), pour le règlement des prestations de services rendus aux particuliers par les organismes publics ;
• par les autres moyens définis par l’ article 25 du décret du 7 novembre 2012 qui ne concernent pas les collectivités territoriales.

Les régisseurs de recettes peuvent encaisser des paiements à l’aide des moyens d’encaissement ci-dessus sous réserve que l’acte constitutif de la régie le prévoit, en précisant pour quelles recettes.

L’encaissement en numéraire

Les espèces comprennent les billets et les pièces en euros. Lorsque l’acte constitutif de la régie le prévoit, un régisseur peut accepter du numéraire sous forme de devises et il appartient alors à l’organisme concerné de prendre l'attache d'une banque locale afin d'effectuer les opérations de change.

Le montant maximum du paiement qu’un régisseur peut accepter en espèces est différent selon qu’il s’agit de droits constatés par un titre exécutoire (arrêtés, états, rôles, avis de mise en recouvrement, titres de perception ou de recettes), ou non.

Dans le premier cas, s’applique l’ article 1680 du Code général des impôts qui mentionne que les recettes recouvrées par un titre exécutoire sont payables en espèces, dans la limite de 300 €, à la caisse du comptable public chargé du recouvrement.

Dans l’autre cas, s’applique l’ article L. 112-6 du Code monétaire et financier qui édicte que « ne peut être effectué en espèces ou au moyen de monnaie électronique le paiement d’une dette supérieure à un montant fixé par décret, tenant compte du lieu du domicile fiscal du débiteur et de la finalité professionnelle ou non de l’opération ». L’ article D. 112-3 du même code fixe ce montant à 1 000 € lorsque le débiteur a son domicile fiscal sur le territoire de la République française ou agit pour les besoins d'une activité professionnelle, et à 15 000 € lorsque le débiteur justifie qu'il n'a pas son domicile fiscal sur le territoire de la République française et n'agit pas pour les besoins d'une activité professionnelle.

Tout encaissement en numéraire par le régisseur de recettes doit donner lieu à la remise immédiate à la partie versante d’un justificatif de paiement.

L’encaissement par chèque bancaire ou postal

Avant d’accepter le chèque qui est émis par le débiteur, le régisseur doit vérifier les mentions devant obligatoirement figurer sur un chèque :

• indication de la somme en lettres et en chiffres ;
• indication du lieu où le paiement doit s'effectuer ;
• indication de la date et du lieu où le chèque est créé ;
• le bénéficiaire du chèque : « trésor public » ou « régisseur ès qualités » ;
• signature manuscrite de celui qui émet le chèque, nommé le tireur.

Le régisseur peut exiger de toute personne qui se libère par chèque remis directement à sa caisse, la justification de son identité, qualité et domicile ( L. n° 72-10, 3 janv., 1972 , art. 2).

Sauf disposition légale ou réglementaire spécifique, le montant des chèques reçus par le régisseur n'est pas plafonné ;  l’ instruction du 22 juillet 2013 concernant les modalités de gestion des moyens de paiement et des activités bancaires du secteur public exige un chèque certifié ou un chèque de banque lorsque le montant est supérieur à 1 000 €, mais pour des opérations qui ne concernent pas les recettes des collectivités territoriales.

En matière de gestion des chèques reçus :

• la périodicité de remise des chèques à l’encaissement doit être prévue par l’acte constitutif de la régie. Cette périodicité doit être fixée en tenant compte des exigences de sécurité et des objectifs de gestion de trésorerie de la collectivité. Elle ne peut pas être supérieure à 1 mois ; 
• en ce qui concerne la remise à l’encaissement des chèques par le régisseur :
  • lorsque la régie ne dispose pas de compte de disponibilités, le régisseur remet les chèques au comptable assignataire qui les remettra à l’encaissement sur son compte Banque de France : le régisseur doit établir un bordereau de versement qui doit préciser : l’intitulé exact de la régie, la date de remise, le nombre de chèques, le montant total du dépôt, le nom du tireur, de l’établissement, le montant de chaque chèque inscrit dans une série ininterrompue,
  • lorsque la régie dispose d’un compte de disponibilités, le régisseur doit établir un ticket de remise et procéder à l’envoi direct des chèques au service de traitement des chèques (STC) auquel est rattachée la direction départementale ou régionale teneuse du compte.

La responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur peut être engagée par l’ordonnateur dans le cas où, par suite de retard de remise à l’encaissement, une recette n’a pu être encaissée, notamment parce que le délai de validité d’un chèque, un an et huit jours, a été dépassé.

L’encaissement par carte bancaire

L’encaissement par carte bancaire sur place présente l’avantage majeur d’offrir au régisseur la garantie de paiement, dès lors que l’ensemble des contrôles lui incombant a été respecté. La collectivité territoriale ou l’établissement public local intéressé par l’encaissement des recettes par carte bancaire doit saisir le comptable assignataire. Les formalités d’adhésion au système de paiement par carte bancaire sont effectuées au niveau central par la paierie générale du Trésor.

Le paiement par carte bancaire sur place recouvre deux situations :

• le paiement de proximité sur un terminal de paiement électronique (TPE) ;
• le paiement sur automate (exemples : horodateur, distributeur automatique de billets d’entrée…).

Dans le premier cas, le régisseur détermine le montant de la recette à encaisser au regard des prestations délivrées. Il doit effectuer un contrôle visuel de la carte et de la validation du code.

Pour les transactions supérieures à 1 500 €, le ticket édité doit obligatoirement être signé par le client ( C. civ., art. 1341 ). Le régisseur s’assure de la conformité de la signature apposée sur le ticket avec celle figurant au verso de la carte.

Le régisseur remet un double du ticket émis par le TPE à l'usager. L'original de la facturette étant le support attestant du paiement du client, il a valeur de preuve en cas de litige avec les usagers. Le régisseur doit le conserver pendant un an, à compter de la date d’encaissement. Afin d’éviter tout risque de fraude, les facturettes portant des informations confidentielles, il convient de conserver en lieu sûr ce type de documents.

Le régisseur de recettes peut effectuer des encaissements par carte bancaire à distance. Il s’agit des transactions de paiement effectuées en l'absence du titulaire de la carte au point d’encaissement et pour lesquelles ce dernier communique au commerçant les seules coordonnées de sa carte (numéro de carte, date de validité et cryptogramme visuel) : en dehors de l’encaissement via Internet, le paiement à distance peut être réalisé par correspondance, ou par téléphone, au moyen d’un TPE agréé « vente à distance » par le GIE CB.

En cas de paiement par carte bancaire à distance, il n’y a pas de garantie de paiement et le seuil des encaissements est limité à 1 500 € (en raison de l’article 1341 du Code civil qui impose la signature du porteur au-delà de ce montant).

L’adhésion à un système d'encaissement à distance doit être soumise à l’accord préalable du comptable assignataire et du teneur de compte. Il emporte pour la collectivité territoriale l'acceptation des impayés provenant de toute contestation du porteur ; une délibération de l’Assemblée délibérante doit être, à cet effet, prise explicitement.

En matière de gestion des paiements par carte bancaire :

• la télécollecte des opérations étant réalisée en fin de journée, le régisseur trouvera le lendemain un ticket « message » édité par le TPE lui indiquant que celle-ci a bien été effectuée. Un contrôle entre les recettes encaissées par carte bancaire et le montant télécollecté doit être réalisé par le régisseur ;
• pour les régies d’avances et de recettes, le régisseur peut activer la fonction « Transaction Crédit » de son TPE dès lors que l'acte constitutif de la régie de recettes et d'avances prévoit le paiement du remboursement d’une somme précédemment encaissée et la possibilité d'en effectuer le remboursement en procédant au crédit de la carte bancaire ayant servi au paiement initial ;
• un régisseur ne peut procéder à une prise d’empreinte de carte bancaire pour effectuer un encaissement ultérieur.

Les projets innovants reposant sur l’utilisation de téléphone mobile ou de mode de paiement sans contact sont assimilables actuellement au paiement par carte bancaire dans la mesure où un tel paiement est effectué sur le même terminal de paiement électronique, la seule différence étant qu’il soit adapté au paiement sans contact.

L’encaissement par virement

Le virement bancaire consiste pour le débiteur d’une créance d’une collectivité ou d’un établissement public local à donner l’ordre à l’organisme qui tient son compte de transférer une certaine somme d’argent de son compte au compte du bénéficiaire.

Comme pour tout moyen d’encaissement, la possibilité pour le régisseur d’encaisser par virement bancaire ou postal doit être expressément prévue par l’acte constitutif de la régie. Elle exige que la régie dispose d’un compte de dépôts de fonds (compte bancaire ou compte courant postal sur autorisation du ministre), et que les coordonnées bancaires (au format IBAN-BIC) ou postales de la régie soient mentionnées lisiblement sur la facture remise au débiteur.

Le rôle du régisseur consiste, lors de la réception des relevés d’opérations, à comptabiliser les recettes encaissées.

L’encaissement par prélèvement automatique

Le prélèvement automatique est un moyen de paiement automatisé, adapté aux règlements répétitifs (cantines scolaires, frais de crèches, loyers…), et dispensant le débiteur de la collectivité ou de l’établissement public local de la remise d’un titre de paiement lors de chaque règlement.

Le système repose sur un double mandat, permanent mais révocable à tout moment, donné par le débiteur :

• à la collectivité ou à l’établissement public local, pour l’autoriser à émettre des avis de prélèvement payables sur son compte bancaire ou postal ;
• à sa banque, pour l’autoriser à débiter son compte du montant de ces avis de prélèvement.

Le mandat de prélèvement SEPA formalise ce double consentement du débiteur : le débiteur doit compléter, signer et remettre à son créancier (collectivité ou établissement public local) un « mandat » que ce dernier conserve, et qui est identifié par une « référence unique du mandat  (RUM) » fournie par le créancier.

L’autorisation de prélèvement ne fait référence ni à la durée, ni au montant des prélèvements : le débiteur adresse l'autorisation de prélèvement signée et accompagnée d'un RIB ou RIP au régisseur qui la transmettra à la banque du débiteur.

La gestion du contrat d’abonnement relève de la compétence de l’ordonnateur qui détient les fichiers permanents des usagers et les constitue à réception des demandes de prélèvement.

La collectivité souhaitant recourir au prélèvement doit respecter un certain nombre de règles mises en place notamment par le Comité français d’organisation et de normalisation bancaire (CFONB) :

• être titulaire d’un ICS (identifiant créancier SEPA), identifiant l’autorisant à émettre des prélèvements SEPA à sa banque ;
• être en possession d’un mandat de prélèvement SEPA normé et dûment complété et signé par le titulaire du compte prélevé : le débiteur ne doit remettre le mandat de prélèvement SEPA complété et signé qu’au créancier, qui en a l’unique charge (aucun document ne doit être transmis à la banque du débiteur) ;
• informer le débiteur du montant et de la date du prélèvement qui sera effectué, soit ponctuellement quelques jours avant la mise en circulation des avis de prélèvement, soit par l’intermédiaire d’un échéancier.

En matière de gestion des paiements par prélèvement :

• le jour de l'échéance, le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie est crédité du montant des opérations présentées par la Banque de France ;
• le régisseur est informé lorsque les avis de prélèvement ne peuvent pas être exécutés par les banques des débiteurs (défaut de provision, blocage du compte…). Dans ce cas, le recouvrement amiable de ces recettes interviendra dans les conditions habituelles ;
• l'encaissement par prélèvement donne lieu à l'application de commissions interbancaires lorsque les prélèvements émis sont rejetés par les banques des débiteurs (anomalies techniques ou bancaires ou contestation du débiteur). Ces commissions, dont le montant est communiqué par le teneur du compte, sont débitées mensuellement sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie (à noter que des frais supplémentaires peuvent éventuellement être appliqués sur les rejets de prélèvements SEPA en cas de contestation du débiteur : absence de mandat). Cette opération de prélèvement des frais de commissionnement sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie ne nécessite pas que le régisseur de recettes soit nommé régisseur d'avances.

L’encaissement par porte-monnaie électronique Moneo

Le porte-monnaie électronique hébergé sur une carte est un support courant pour ce type de moyen de paiement. L'utilisateur stocke une petite somme d'argent sur sa carte bancaire ou une carte à puce, rattachées ou non à un compte bancaire, ce qui lui permet d'effectuer des paiements d'un montant réduit : il est particulièrement adapté pour l'encaissement des droits de stationnement sur les horodateurs. Actuellement, le dispositif de porte-monnaie électronique autorisé est Moneo.

La décision d’accepter ce mode de paiement relève de la seule initiative de l’ordonnateur, qui doit expressément adhérer au dispositif Moneo et accepter de prendre en charge tous les coûts d’investissements ou de fonctionnement afférents.

L’encaissement par porte-monnaie électronique Moneo est actuellement limité à 30 € par opération.

Les encaissements par Moneo sont domiciliés sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie : l’intervention du prestataire bancaire Moneo est donc exclusivement de nature technique, sans ouverture d’un compte bancaire au nom de la régie dans l'établissement bancaire.

L’encaissement par titres payables par Internet (TIPI)

Les régies des collectivités et des établissements publics locaux peuvent, sous certaines conditions, mettre en œuvre le dispositif d'encaissement des produits locaux par carte bancaire sur Internet, dénommé TIPI.

Ce dispositif permet aux usagers d’effectuer leurs démarches en ligne et de payer les factures par télépaiement par carte bancaire sur Internet sans avoir à se déplacer et dans un environnement sécurisé ; le règlement des factures est ainsi possible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Pour utiliser le portail de télépaiement de la DGFiP www.tipi.budget.gouv.fr, la collectivité adhérente doit adapter ses avis des sommes à payer aux mentions obligatoires requises par TIPI. L'offre de télépaiement par le site TIPI de la DGFiP est destinée à toutes les créances des collectivités locales gérées dans l'application Hélios, à savoir les titres de recette et les articles de rôle, mais aussi les dettes non gérées dans l'application Hélios, comme les factures des régies.

Une fois la créance constatée par le régisseur, une facture est envoyée à l’usager. Ce dernier se connecte sur le site Internet de la collectivité dont l’adresse est indiquée sur la facture. Il saisit les références de sa dette dans le formulaire proposé sur le site de la collectivité ou sélectionne la facture dans un compte usager.

L'organisme public adhérent au dispositif doit s’engager à respecter les conditions techniques du guide élaboré par la Direction générale des finances publiques précisant toutes les modalités du dispositif. Il est disponible pour les organismes candidats auprès du comptable public via le correspondant moyens de paiement.

Instruments de paiement émis par une entreprise ou un organisme dûment habilité

L’ article R. 1617-7 du CGCT précise que, dans les conditions fixées par l'acte constitutif de la régie, les régisseurs peuvent être habilités à encaisser des recettes au moyen d'instruments de paiement émis par une entreprise ou un organisme dûment habilité, quel que soit le support technique utilisé, pour l'achat auprès de ces émetteurs ou de tiers qui les acceptent d'un bien ou d'un service déterminé.

L’encaissement des chèques-vacances

Les collectivités locales et leurs établissements publics, agréés par l’Agence nationale pour les chèques-vacances (ANCV) lorsqu’ils interviennent au titre des activités de transports, loisirs, hébergements, repas dont ils assurent la gestion en direct, peuvent accepter en paiement des chèques-vacances.

La procédure d’agrément donne lieu à l’établissement d’une convention entre l’ANCV et l’ordonnateur de la collectivité ou de l’établissement public local.

Le régisseur de recettes ou le mandataire doit être habilité, dans l’acte constitutif de la régie/sous-régie, à accepter des chèques-vacances.

Lors de l’examen du projet d’acte de création de la régie, le comptable demandera une copie de la convention établissant l’agrément par l’ANCV des prestations de services fournies par la collectivité ou l’établissement public local.

Le remboursement des chèques-vacances par l’organisme émetteur s’effectue soit sur le compte de dépôts de la régie, soit sur le compte du comptable public assignataire.

Le régisseur ou le mandataire s’assure que les chèques-vacances qui lui sont remis à l’encaissement portent à l’encre et en caractères apparents les mentions suivantes :

• adresse de l’ANCV ;
• montant de la valeur libératoire du titre ;
• indication de l’année civile d’émission ;
• indication de la date limite de validité : elle est fixée au 31 décembre de la deuxième année civile suivant l’année d’émission.

L’encaissement des chèques d’accompagnement personnalisé

L’article 138 de la loi d’orientation relative à la lutte contre les exclusions, codifié à l’ article L. 1611-6 du Code général des collectivités territoriales , institue le chèque d’accompagnement personnalisé, instrument de paiement que les collectivités et établissements publics locaux peuvent remettre dans le cadre des actions sociales facultatives qu’ils mènent. Cette disposition a été modifiée par l’ article 56 de la loi n° 2005-32 du 18 janvier 2005 de programmation pour la cohésion sociale qui étend le dispositif au bénéfice de l’aide sociale légale.

Une collectivité territoriale ou un établissement public peut être prestataire de services dans des domaines comme les transports, la culture, le sport… et peut, à ce titre, souhaiter encaisser certaines de ses recettes au moyen de chèques d’accompagnement personnalisé émis par une autre collectivité ou établissement public local l’ayant adopté comme outil d’aide sociale.

Le prestataire, à savoir la collectivité ou l’établissement public local, doit signer un contrat avec l’émetteur. Ce contrat peut prévoir des délais de paiement maximaux des prestataires par l’émetteur, ainsi que les conditions dans lesquelles l’émetteur peut refuser de payer des chèques acceptés à tort par le prestataire ( CGCT, art. R. 1611-4 ). En outre, des frais peuvent être mis à la charge de la collectivité ou de l’établissement public local prestataire par l’émetteur.

Conformément à l’ article R. 1611-5 du CGCT , le régisseur doit certifier l’usage conforme aux conditions définies par la collectivité ou l’établissement public distributeur au regard de la nature des biens, produits ou services qui peuvent être acquis, par l’apposition de la mention prévue au II de l’ article R. 1611-8 du CGCT .

L’encaissement des chèques emploi-service universels

La loi n° 2005-841 du 26 juillet 2005 relative au développement des services à la personne et portant diverses mesures en faveur de la cohésion sociale vise en particulier à développer les services à la personne.

Ces prestations réalisées par les collectivités ou établissements publics locaux peuvent donner lieu à perception des instruments de paiement que sont les chèques emploi-service universels dans le cadre d’une régie de recettes.