Suivre un dossier contentieux

Il est vivement recommandé de suivre vos contentieux même si vous êtes assisté d’un avocat. D’une part pour la mémoire de votre organisation, les choses s’étalant parfois sur plusieurs années, d’autre part parce que vous pouvez être amené à changer de conseil, enfin parce la confiance n’exclut pas le contrôle.

D’une bonne organisation matérielle dépend aussi une bonne administration de la justice. Un bon suivi, s’il ne vous fera probablement pas gagner, peut vous éviter de perdre.

Privilégiez de grosses chemises, le contentieux fait miel de tout écrit… Subdivisez-les en deux sections : l’une pour les pièces, l’autre pour vos notes, journaux, coordonnées des tiers (experts, conseils, etc.).

Votre fond de dossier est avant tout le dossier de l’agent. Prenez le temps de le copier, et pour plusieurs raisons :

• jouer avec les agrafes, trombones et la photocopieuse vous permettra d’acquérir une connaissance intime des pièces ;
• le dossier du personnel est communicable, travailler sur l’original comporte des risques ;
• à l’inverse, l’introduction d’une pièce dans le dossier contentieux vous obligera à vous demander si elle doit figurer dans le dossier de l’agent et lui être communiquée, vous évitant de possibles errements sur la légalité externe ;
• enfin, vous pourrez écrire dessus ! C’est à tout le moins d’un grand soulagement moral.

Il est à classer aussi soigneusement que l’est le dossier de votre agent, au moins depuis que vous vous attendez à ce qu'il en demande copie. L’ordre chronologique a le mérite d’être simple et efficace s’il est complété d’un journal récapitulant toutes les entrées de documents, les actions que vous faites (courriers à l’avocat, etc.).

Suivez vos délais limites (de production, de réponse à un dire d'expert, etc.) en les inscrivant par exemple sur la première ou la quatrième, afin de les voir sans ouvrir le dossier. Même si le juge rappelle le plus souvent l’obligation de produire avant de clore l'instruction, rien ne l’y oblige. Il serait dommage de perdre par défaut, ou de produire dans l'urgence au terme de deux années de vide procédural.