Partie 4 - Mettre en place la démarche qualité
Chapitre 4 - Choisir un intervenant extérieur
4.4/2 - Réaliser un appel d'offres
Un appel d'offres nécessite un travail non négligeable. Quels avantages l'appel d'offres présente-t-il ? Le cahier des charges de l'appel d'offres se situe dans un logigramme de décisions et d'actions qui permettent d'aboutir au choix d'un intervenant extérieur. Qu'est-ce qu'un plan d'appel d'offres simplifié ?
Il nécessite obligatoirement au moins une journée de travail, voire quelques jours dans la mesure où il doit appréhender toutes les dimensions du futur projet et recueillir l'avis au minimum de l'équipe de direction mais aussi de spécialistes des différents domaines. Quel que soit le montant financier du projet qualité, le recours à l'appel d'offres est un gage de sérieux pour l'avenir car cela oblige l'établissement à bien penser son projet. À partir de la construction de l'appel d'offres, la structure rentre déjà dans une dynamique de changement.
Ils sont importants :
s'obliger à clarifier la mission (projet) ;
préciser les prestations que l'on veut obtenir de l'intervenant ;
fixer les délais de réalisation ;
se garantir contre d'éventuelles critiques ;
respecter certains principes déontologiques (notamment en matière de transparence) ;
obtenir le meilleur rapport qualité-prix ;
mettre chaque soumissionnaire à égalité d'information et faire jouer sincèrement les règles de la concurrence.
Il est vivement conseillé de ne pas déléguer la préparation de ce type d'appel d'offres car il est absolument nécessaire, même si cela est difficile, de le concevoir au sein de l'établissement, par la direction. Autant dès qu'il s'agit de prestations matérielles (du type informatique par exemple) le recours à des compétences pointues non disponibles en interne pour aider à réaliser le cahier des charges est une bonne chose en général, autant dans le domaine de la qualité cette phase d'élaboration fait partie intégrante de la démarche. Elle permet d'ailleurs de commencer à mettre en avant les difficultés qui devront être surmontées tout au long de la mise en place de la démarche qualité.
Le cahier des charges de l'appel d'offres se situe dans un logigramme de décisions et d'actions qui vont permettre, si ces différentes phases sont bien respectées, d'aboutir au choix d'un intervenant extérieur dont l'établissement est en mesure de maîtriser les risques tant à travers les informations claires qu'il aura données que par les différents moyens de contrôle de la pertinence de son choix qu'il aura mis en œuvre au fur et à mesure des étapes de la consultation (cf....
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