Partie 5 - Assurer la gestion administrative et financière d'un établissement d'accueil de la petite enfance
Chapitre 2 - Maîtriser les outils de gestion

5.2/2 - Informatisation et logiciels de gestion

Avec la mise en place de la prestation de service unique (PSU) de la CNAF, l'informatisation des établissements d'accueil de la petite enfance est devenue pratiquement indispensable.

Pour quelles tâches précisément cette informatisation s'avèrera-t-elle nécessaire ?

Avec la mise en place de la prestation de service unique de la CNAF, l'informatisation des établissements est devenue pratiquement indispensable. Dans le cadre d'une informatisation, il convient de distinguer deux aspects :

  • la comptabilité, les fiches de paie, le secrétariat ;

  • le planning des enfants et des personnels, la facturation aux familles.

Comptabilité et fiches de paie dans les établissements privés

Pour ce qui est de la comptabilité, si la taille de l'établissement ne comporte que cette activité économique, un logiciel simple de comptabilité suffit, comme ceux proposés pour les PMEnotesExemples : CIEL ou EBP.
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Pour établir les fiches de paie , des logiciels particuliers existent également. Le nombre de salariés est en moyenne de 10 pour un établissement accueillant une vingtaine d'enfants. Cette fonction doit faire l'objet d'une option. En effet, alors que la saisie comptable peut, dans une certaine mesure, être faite par un secrétaire correctement formé et conseillé par un expert-comptable, l'établissement des fiches de paie suppose une formation de base et continue importante, de la documentation et un logiciel à jour.

Au regard du niveau de technicité nécessaire, de l'importance de la masse salariale dans le budget (80 % en moyenne) et des risques encourus, il est parfois bon d'externaliser cette fonction. Dans cette hypothèse, le choix du cabinet comptable doit faire l'objet d'une attention particulière. Hormis tous les aspects de proximité, de facilité d'accès, de disponibilité, le gestionnaire aura à s'assurer que le cabinet comptable a d'autres clients de type associatif. Certains points sont bien spécifiques et les salariés en « emplois aidés » (CIVIS, contrats d'avenir...), notamment, sont sujets à des erreurs fréquentes.

Secrétariat

Un simple traitement de texte associé à un tableur suffit.

Planning des enfants et des personnels, facturation aux familles

L'informatisation de ces tâches oblige à utiliser des logiciels spécifiques, développés en fonction de l'activité de l'établissement par diverses sociétésnotes...

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