Direction et gestion d'un établissement pour personnes âgées

 
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Direction et gestion d'un établissement pour personnes âgées

Les outils réglementaires et pratiques pour assurer une prise en charge individualisée de qualité des personnes âgées et des familles.

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Partie 7 - Gérer les ressources humaines
Chapitre 5 - Organisation du travail

7.5/3 - Gérer les plannings

La gestion des plannings dans un établissement hébergeant des personnes âgées est une tâche toujours complexe.

Dans quels cas mettre en œuvre une gestion stratégique ? Comment mettre au point une gestion technique des plannings ? Pourquoi choisir une gestion partagée ? Comment procéder en cas de conflits sur les plannings ?

I - Gestion stratégique

Connaître les contraintes légales et de temps et les compétences pour optimiser la qualité du service rendu

La gestion des plannings de travail est une tâche toujours très complexe au niveau d'un établissement. S'appuyant sur la répartition des tâches, elle nécessite de bien connaître le climat social de l'organisation et les savoir-faire de chacun. En effet, le planning ne se résume pas à la seule répartition des personnes et des tâches sur un calendrier. Il constitue un savant dosage entre les contraintes légales et de temps et les compétences mobilisables pour maximiser la qualité du service rendu.

Gérer les vulnérabilités

Une des grandes difficultés dans la gestion des plannings, c'est la prise en compte des zones de vulnérabilité dans les compétences de l'organisation. Il faut en effet repérer les personnels ou les unités de travail dont l'autonomie face à des savoir-faire est relativement limitée pour essayer les faire travailler dans les plannings avec des collègues plus expérimentés.

Cette gestion des plannings, en fonction des vulnérabilités dans la polycompétence des agents, permet de limiter les risques en cas d'incidents imprévus.

Par ailleurs, cela permet, en cas de désaccord sur la prise de congés annuels, d'objectiver la décision d'autorité en se basant sur la limitation des risques pour l'organisation.

II - Gestion technique

Période de référence

En fonction des besoins et de la nature des tâches, la période de référence peut être variable. Pour un même établissement, il est conseillé d'utiliser la même période de référence pour toutes les unités et l'ensemble du personnel. Cela permet de pouvoir réaliser plus facilement, en cas de difficulté, des ajustements entre les personnels.

Les plannings mensuels se rencontrent le plus souvent dans les établissements. Pour les périodes des congés scolaires, il est indispensable d'anticiper les plannings au minimum trois mois à l'avance.

Informations présentées

On distingue d'une manière générale deux types d'informations :

  • informations simples : la majorité des plannings informe sur la situation de travail de l'agent (présence, repos, congé). Ce sont avant tout des outils de contrôle pour la direction et l'encadrement et...

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