Comment gérer sa trésorerie en Ehpad

Un contexte nouveau

Bien que le terme de trésorerie ne soit en rien nouveau dans la gestion d’un établissement, l’arrivée de l’état prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD) a considérablement renforcé cette notion d’analyse financière.

En effet, la réforme actuelle liée à la mise en place des EPRD selon le décret n° 2016-1814 du 21 décembre 2016 relatif aux principes généraux de la tarification dans les établissements médico-sociaux oblige les directeurs d’établissements à maîtriser :

• d’une part, la gestion courante, c’est-à-dire son budget d’exploitation non plus en fonction de ses besoins mais en fonction des moyens qui sont attribués à l’établissement ;
• d’autre part, la politique d’investissement qui vient directement impacter la trésorerie de l’établissement.

L’EPRD incite donc le chef d’établissement à réaliser un plan pluriannuel d’investissement (PPI) afin d’avoir une vision à moyen terme de l’évolution de sa trésorerie non seulement à travers la réalisation budgétaire mais aussi par rapport à la politique d’investissement qui peut s’avérer être très coûteuse, en fonction notamment de l’évolution des normes de sécurité, de rénovation de l’immeuble ou d’acquisition de matériels onéreux.

Notions techniques

La notion de trésorerie nécessite de maîtriser un certain nombre de termes financiers (voir ci-dessous) ainsi que la mécanique de l’EPRD dans le contexte actuel de la présentation budgétaire. Néanmoins, la trésorerie fait aussi appel à une notion de bon sens : on ne dépense pas l’argent que l’on n’a pas.

Le cadre normalisé de l’EPRD inclut la notion de trésorerie dans les grands équilibres de gestion des Ehpad.

Le calcul de la trésorerie nette s’effectue comme suit :

Trésorerie nette = FRNG – BFR

• FRNG : fonds de roulement net global. Dans la comptabilité M22, le FRNG est composé de la somme du fonds de roulement d’investissement (FRI) et du fonds de roulement d’exploitation (FRE). Le fonds de roulement correspond à l’ensemble des ressources mises à la disposition de l’établissement par l’agence régionale de santé (ARS) et le conseil départemental (CD) ou créées grâce à l’exploitation de son activité, et qui sont destinées à financer l’investissement et l’exploitation courante.
• BFR : besoin en fonds de roulement. Le BFR reflète la gestion du cycle d’exploitation, delta entre encaissements et décaissements.

Suivre sa trésorerie nécessite de mettre en place des outils :

Le plan de trésorerie prévisionnel

Ce plan ne doit pas être figé dans le temps ; il est évolutif, soumis aux aléas de la vie de l’établissement. Il se base sur les encaissements et les décaissements et non sur la facturation émise et reçue. Idéalement, lorsque la trésorerie d’un établissement est à flux tendu, il faut avant chaque paiement réévaluer son plan de trésorerie de manière à s’assurer qu’il n’y aura pas de blocage de paiement dans les semaines ou mois à venir.

Le respect d’un EPRD équilibré

Tout d’abord le résultat d’exploitation : l’établissement doit maîtriser ses charges et ses produits, mais également ses encaissements et décaissements (cf. repère 2 « Les leviers à mettre en place », « Travailler son BFR »).

Ensuite, une capacité d’autofinancement (CAF) suffisante ; pour rappel, un taux de CAF idéal se situe entre 5 et 10 %.

• Calcul de la CAF : résultat + valeur comptable des éléments d’actif cédés + dotations aux amortissements, dépréciations et provisions – produits de cession d’éléments d’actif – quote-part des subventions virées au résultat – reprise sur dépréciations et provisions.
• Taux de la CAF = CAF 100 / total des produits d’exploitation (hors comptes 72, 775, 777, 7781 et 78).

Le PGFP inclut les dépenses d’investissement qui impactent directement la trésorerie de l’établissement ; ces dépenses doivent être prévues à travers un plan pluriannuel d’investissement (PPI).

Un signal pour les autorités de tarification

Le cadre normalisé de l’EPRD à travers l’annexe « détermination du fonds de roulement » ainsi que l’EPRD synthétique permettent d’alerter les autorités de tarification sur la situation financière de l’établissement grâce à l’analyse du fonds de roulement de l’établissement.

En effet, si la trésorerie devient inférieure au besoin en fonds de roulement ou si la capacité en jours d’exploitation devient inférieure à 30 jours, une alerte est automatiquement relevée, notamment par l’agence régionale de santé.

Cette alerte instaurée dès la remise de l’EPRD aux autorités de tarification doit permettre d’instaurer un dialogue de gestion afin d’anticiper une situation se dégradant, pouvant aller jusqu’à la cessation de paiement.