Avant toute chose, vous devez faire valider le principe du séminaire à votre élu. Vous devez :
- lui soumettre le contenu du séminaire (plan) ;
- lui proposer le but poursuivi (cohésion d’équipe, opérationnalité immédiate des administrateurs) ;
- lui donner des pistes concernant ce que pourrait être le contexte du séminaire (date, lieu, durée, participants).
Définir la durée du séminaire
Selon que le séminaire dure une journée ou une demi-journée, le contenu peut varier.
Choisir le lieu
Le séminaire peut se tenir au CCAS/CIAS ou en mairie, mais il peut aussi être délocalisé dans un lieu agréable favorisant les échanges (centre de vacances, équipement pour séminaires, hôtel…), s’adaptant à votre région.
Vous devez avoir sur place tous les équipements nécessaires (écran et matériel de projection, liaisons informatiques diverses, sanitaires, parkings, lieu de restauration…), le tout dans un cadre soigné et pour un coût adapté à votre budget. Ce lieu ne doit pas être à plus d’une heure de route de votre commune, pour éviter des temps de déplacement trop importants.
Définir les participants
Vous devez évoquer la question des participants avec votre élu. Ce séminaire s’adresse à tous les administrateurs, qu’ils soient du collège des élus (majorité et opposition) ou de la société civile. Le directeur du CCAS/CIAS doit bien évidemment y participer, mais vous pouvez aussi élargir le cercle en y associant :
- tous les cadres du CCAS/CIAS ;
- le chef de cabinet ;
- le directeur général des services ;
- un représentant de l’union départementale des CCAS (Udccas) ;
- un représentant de l’Union nationale des CCAS (Unccas) ;
- un représentant de l’Association nationale des cadres communaux de l’action sociale (Anccas) ;
- toute personne qui favorisera la présentation des dossiers ou alimentera la réflexion des administrateurs.
Définir le but du séminaire
Le séminaire a essentiellement pour but de :
- former les administrateurs à leurs missions ;
- les motiver ;
- développer un esprit d’équipe ;
- travailler un dossier en profondeur (par exemple la réforme du règlement intérieur, la préparation budgétaire, le projet social local…).
Mais vous pouvez aussi vouloir inclure d’autres priorités. Il faut en discuter avant la préparation et le lancement du séminaire. Il est conseillé de ne pas poursuivre trop de buts en même temps.
Important
La motivation et l’implication des administrateurs seront fonction de la place que vous leur donnerez dans les dossiers. Vous devez au préalable définir avec l’élu les missions qu’il souhaite déléguer et celles qu’il souhaite conserver. Son style de management influera sur le niveau de délégation. Cet aspect est à formaliser en amont du séminaire.
La cohésion d’équipe peut naître du fait même de participer ensemble au séminaire. Mais attention à ne pas abuser des séminaires, notamment délocalisés, et surtout à les adapter aux spécificités de vos administrateurs (âge, capacités physiques…).
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