Rédiger le document de mise en concurrence

La procédure d’évaluation est engagée à votre initiative ( Code de l’action sociale et des familles , art. 1.1, section 1, chapitre III de l’annexe 3-10).

Toutefois, cette liberté est encadrée par l’obligation légale de réaliser l’évaluation externe et par le calendrier du renouvellement des autorisations qui est d’ordre public.

Déterminer la date de renouvellement de l’autorisation

La toute première étape consiste à déterminer la date du renouvellement de votre autorisation : avez-vous été autorisé avant le 2 janvier 2002, entre le 2 janvier 2002 et le 21 juillet 2009 ou après le 21 juillet 2009 ?

La date de renouvellement de votre autorisation déterminée, il conviendra d’élaborer le calendrier de travail et de rendu des rapports d’évaluation.

Préparer le calendrier des travaux

Lors de la préparation du calendrier, vous devez envisager le temps nécessaire pour chaque étape des différents travaux que ce soit des travaux de recueil d’information, de réflexion, d’analyse, d’appropriation, de validation, de communication ou de rendu.

Laissez-vous du temps entre chaque phase pour absorber la charge de travail sans vous mettre dans l’urgence et pour ne brusquer ni vos équipes ni les personnes accueillies.

Préparer les documents pour l’évaluateur

L’évaluateur, pour réaliser sa mission, devra accéder à différents documents. Il vous appartient de les préparer en vous assurant de leur existence, de leur disponibilité, de leur bonne organisation. Il s’agit notamment :

• des principaux enregistrements à conserver et à mettre à disposition de l’évaluateur ;
• des documents que le décret n° 2007-975 vous demande de remettre à l’organisme évaluateur et/ou vous en prévoirez les modalités d’accès ;
• de tout document que vous jugerez utile.

Si besoin, vous organiserez les modalités de mise à disposition des documents et vous rendrez anonymes les dossiers individuels que l’organisme d’évaluation pourra consulter (cf. Préparer les documents nécessaires pour l’évaluateur).

Réaliser un prédiagnostic

Vous réaliserez un point sur le suivi du plan d’action et la dynamique d’amélioration continue de la qualité :

• Quelles sont les actions qui ont été menées, sont-elles formalisées ? Si oui, tout va bien, sinon il va falloir rédiger !
• Quels sont les points forts, les points faibles ?
• Souhaitez-vous que l’évaluation mettre la focale sur un objectif que vous n’arrivez pas à atteindre malgré l’investissement des équipes ?

L’évaluation externe est un outil qui vous apporte de l’information, de l’analyse et des préconisations, elle doit absolument vous être « utile ».

Définir vos attentes vis-à-vis de l’évaluateur

Vous devez envisager la composition de l’équipe d’évaluation, les qualifications, les éléments de méthodologie, les modalités de communication, les modalités de concertation, les modalités d’association des parties prenantes, les modalités de suivi, etc. (cf. Choisir l’évaluateur et Organiser et planifier l’évaluation avec l’évaluateur).

Préparer les parties prenantes à l’évaluation externe

Les parties prenantes (personnel, personnes accueillies et leurs proches, partenaires, administrateurs) sont activement associées à l’évaluation externe. Elles ne devront pas se sentir agressées ou contrôlées par les travaux d’évaluation.

Vous devez également penser à décrire les modalités souhaitées de participation des parties prenantes (cf. Organiser et planifier l’évaluation avec l’évaluateur).

Préparer la communication interne

Quand communiquer, avec quels supports, auprès de qui, qui assure la communication (l’établissement, l’organisme d’évaluation, les deux) ?

Préparer l’organisation et le suivi en interne

Souhaitez-vous mettre en place un comité de pilotage, un comité de suivi de l’évaluation, quelles seront leur composition, leurs attributions (cf. Organiser et planifier l’évaluation avec l’évaluateur) ?

Préparer le document de mise en concurrence

Le document de mise en concurrence doit être pensé, la réalisation des étapes précédentes vous y a bien aidé. Il vous reste à le rédiger.

En même temps que vous renseignerez son contenu, élaborez les éléments d’appréciation qui se réfèrent à vos attentes.