Comment bien stocker les informations sur vos outils numériques ?

Question

Accepted Answer

D’abord, classer vos documents. Que vous utilisiez un wiki, un drive ou tout autre système de stockage, il peut rapidement devenir désorganisé, si vous n’êtes pas suffisamment rigoureux. 
 Il faut mettre en place quelques règles de classement : 
 
  des catégories claires pour ranger les documents : on doit savoir au premier coup d’œil où se range un document ; 
  un référent par catégorie ou type de document : on doit savoir qui contacter pour retrouver un document. 
 
 Vous devez garder en tête que les bénévoles et salariés actuels finiront par quitter l’association et que leurs remplaçants doivent pouvoir se retrouver dans votre classement. Dites-vous également qu’on doit pouvoir retrouver un document plusieurs années après. 
 Il conviendra également de mettre en place des règles concernant les droits de chacun de vos membres. Qui peut éditer tel ou tel document ? Qui peut supprimer des contenus ? 
  Ensuite, limiter le nombre d’outils.  Vous pouvez donc choisir de vous limiter à un outil de rédaction et à un outil de stockage. Vous devez aussi savoir précisément quel outil utiliser pour quelle tâche. En limitant le nombre d’outils et en définissant clairement leurs usages, vous évitez de perdre du temps à chaque fois que vous devez retrouver un document.

Les enjeux et les étapes du développement des outils numériques au sein des structures associatives

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