Management stratégique de l'information

 
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Mettre en place une gouvernance de l'information

I - Contexte

La gouvernance de l'information a pour vocation d'assurer une qualité optimale pour l'ensemble des contenus d'une organisation, indépendamment des outils logiciels, en rationalisant et rendant efficiente la gestion du cycle de vie complet de l'information ainsi que son organisation.

Par information de qualité, il faut comprendre information valide, parfaitement et systématiquement définie à l'aide de métadonnées (générales, métiers et éventuellement contextuelles) et possédant des droits d'accès clairement définis et surtout effectifs.

Pour y parvenir, la gouvernance doit mettre en place un cadre établissant des règles et des standards pour l'ensemble des contenus de l'organisation en plaçant l'individu au cœur des processus de gestion de l'information.

II - En pratique

La mise en place d'une gouvernance de l'information nécessite la réalisation des 4 étapes suivantes :

  • Étape 1 : Comprendre ce qu'est un dispositif de gouvernance

  • Étape 2 : Définir les éléments clés de la gouvernance

  • Étape 3 : Mettre en place les outils permettant de supporter cette gouvernance

  • Étape 4 : Impliquer et responsabiliser les parties prenantes

A - Étape 1 : Comprendre ce qu'est un dispositif de gouvernance

Un dispositif de gouvernance de l'information repose sur une ou plusieurs instances de pilotage en fonction du périmètre à couvrir.

Ce dispositif doit répondre à un certain nombre d'exigences pour être réellement opérationnel et porteur de valeur ajoutée :

  • les différentes parties prenantes impliquées par la mise en place et l'utilisation du service de gestion des contenus intelligents (utilisateurs, producteurs de contenus, responsables métiers, professionnels de l'information, informaticiens, etc.) doivent être représentées dans les différentes instances du dispositif ;

  • chaque instance doit avoir un périmètre d'action bien délimité. On pourra par exemple séparer l'instance chargée de définir les grands principes de gestion des contenus, de celle chargée de définir les éléments techniques (métadonnées, règles de nommage, plans de classement, etc.) à mettre en œuvre pour les supporter.

Pour bien comprendre le rôle du dispositif de gouvernance, il est possible d'en synthétiser le périmètre par un schéma très simple.

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