Il est important de rencontrer les décideurs de la collectivité en tête-à-tête muni d’un guide d’entretien soigneusement construit. Il est possible de proposer un enregistrement pour pouvoir faire une retranscription exhaustive des propos de l’interviewé. Qui sont ces décideurs ? Le directeur général des services, le directeur de cabinet de l’élu, le directeur de la communication et quelques directeurs et cadres choisis pour leur dynamisme et leur implication (des soutiens naturels), éventuellement et selon le mode de fonctionnement de la collectivité, certains élus et notamment l’élu en charge du personnel.
À l’occasion d’un entretien en « one to one » avec un directeur, il est possible de lui proposer un entretien collectif avec l’ensemble de ses collaborateurs volontaires pour échanger sur le sujet de l’intranet. Ces réunions sont également un bon moyen de repérer les collègues motivés qui pourront devenir des contributeurs. Regrouper les collègues par direction permet de creuser les besoins de circulation de l’information liés à leur cœur de métier. Il convient d’organiser ces focus groups en dehors des bureaux de la direction, dans un endroit neutre. Prévoyez le matériel pour pouvoir naviguer « en live » sur le site actuel afin d’obtenir des réactions spontanées (à garder, à jeter). Durée : 1 heure à 1 h 30 maximum.
La tête du projet a tout intérêt à être bicéphale : un chef de projet technique, issu de la direction des systèmes d’information qui fait le lien avec les expertises de ses collègues ; et un chef de projet fonctionnel, responsable ou originaire de l’équipe de communication interne. Il assure le recueil des besoins auprès des directions et s’assure que le développement du site correspond bien aux attentes des collègues. Il peut s’adjoindre le soutien technique de ses collègues experts de la communication externe.
Le chef de projet doit rassurer le groupe et préciser que les rencontres ne généreront aucun surcroît de travail. Il organise une visite du site intranet existant pour recueillir toutes les remarques et demande ensuite que les participants s’expriment sur leurs attentes futures. La réunion peut se conclure sur l’élaboration collective d’un « site idéal », tout en précisant que ce site martyr doit faire l’objet de validation par la hiérarchie. Le chef de projet peut surfer sur les idées et suggestions des différents groupes pour alimenter le débat, notamment sur les fonctionnalités communes comme l’agenda, les formulaires, les calendriers, l’organigramme dynamique…
