Est-il obligatoire de recourir au traitement informatisé de l’état civil ?

Les mairies ne sont pas tenues d’informatiser l’état civil. Néanmoins, avec le développement de la dématérialisation, il devient de plus en plus difficile d’échapper à la numérisation des registres, d’autant qu’elle peut faire gagner un temps significatif. Pour autant, la tenue des registres papier reste pour l’heure obligatoire, en application de l’article 40 du Code civil.

Faut-il déclarer son registre d’état civil dématérialisé à la Cnil ?

Non, depuis l’entrée en vigueur du RGPD, les formalités de déclaration et d’autorisation préalables devant la Commission nationale de l’informatique et des libertés n’existent plus. Ce sont les collectivités qui prennent leurs responsabilités : elles doivent, entre autres obligations, tenir un registre des traitements, documenter la conformité de leurs procédures en matière de données personnelles, en s’appuyant sur un délégué à la protection des données (DPD, ou DPO en anglais). En résumé, elles ne déclarent plus leurs pratiques à la Cnil, mais doivent pouvoir justifier de leur conformité à la réglementation en cas de contrôle.Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la fiche RGPD : se mettre en conformité et le rester.

Puis-je communiquer à un usager qui m’en fait la demande les informations que j’ai obtenues via le dispositif Comedec ?

Non, vous devez vous en abstenir, puisqu’elles ne constituent pas pour l’usager l’équivalent de copies intégrales ou d’extraits d’actes de l’état civil et ne peuvent en conséquence être utilisées pour faire valoir des droits dans le cadre d’autres démarches.

Fichepratique

Sommaire

1. Comprendre le cadre de la dématérialisation des demandes
2. Répondre aux demandes d’actes d’état civil dématérialisées formées via Comedec
3. Répondre aux demandes d’actes d’état civil dématérialisées formées hors Comedec
4. Sécuriser les systèmes pour protéger les données dématérialisées
5. Schéma

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Fiches associées (4)

Acte d'état civil

Traiter les demandes d’actes d’état civil reçues par voie dématérialisée

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Mis à jour le 14 févr. 2026 | Référence : 1413

L'essentiel par l'éditeur

La gestion des actes d’état civil dématérialisés doit faire l’objet d’une attention spécifique : elle est possible et de plus en plus prisée. Pour autant, seule la délivrance en format papier revêtue de la signature et du cachet de l’officier l’état civil leur donne valeur authentique. La numérisation, bien que non obligatoire, devient incontournable. Elle est possible via le dispositif Comedec, mais aussi, dans une certaine mesure, en dehors.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des actes d’état civil pour les mairies ?
Comment répondre aux communes et aux usagers qui font des demandes par voie dématérialisée ?
Quelles mesures de sécurité doivent être mises en place pour protéger les données d’état civil informatisées ?

Aux termes du Code civil, les communes ont l’obligation de continuer à dresser les actes d’état civil sur papier et de tenir, mettre à jour et conserver les registres papier. Les mairies utilisent toutefois de plus en plus, en parallèle, des logiciels d’aide à la tenue des registres de l’état civil. De ce fait, il est de plus en plus fréquent que des demandes d’actes soient faites par voie numérique.

Au-delà de la nécessaire protection des données personnelles, il est important de bien comprendre le cadre pour répondre à ces demandes. En effet, les demandes faites par voie dématérialisée sont nombreuses, mais il n’est pas toujours possible d’y répondre par ce biais.

Comprendre le cadre de la dématérialisation des demandes

L’officier d’état civil est chargé de recevoir, en principe en mairie, les actes d’état civil. Mais il n’est pas un simple récipiendaire, il est garant du fait que les actes sont demandés et établis dans les formes. Il exerce également un contrôle sur les demandes qui sont faites. Historiquement, et encore aujourd’hui, c’est lui qui traite – le plus souvent par voie papier – ces demandes.

Pour en savoir plus sur le rôle de l’officier d’état civil, vous pouvez consulter la fiche Répondre aux demandes d’actes d’état civil .

Depuis la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016, les communes sur le territoire desquelles est ou a été implantée une maternité doivent se raccorder au dispositif d’état civil dématérialisé, appelé Comedec (communication électronique des données de l’Ét...

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