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Gérer les actes d’état civil dématérialisés ou numérisés

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Référence : 1413

L'essentiel par l'éditeur

La gestion des actes d'état civil dématérialisés implique la création de systèmes informatisés pour la tenue des registres et la transmission des données. Les mairies doivent respecter la loi n° 78-17 et obtenir l'avis de la Cnil. L'accès aux données est restreint aux agents habilités, et des mesures de sécurité sont essentielles. Les administrés doivent être informés de l'informatisation et de leurs droits d'accès. La numérisation, bien que non obligatoire, devient incontournable.

  • Quels sont les avantages de la dématérialisation des actes d'état civil pour les mairies ?
  • Quelles mesures de sécurité doivent être mises en place pour protéger les données d'état civil informatisées ?
  • Comment les administrés sont-ils informés de l'informatisation des données d'état civil et de leurs droits ?

Les mairies peuvent utiliser des systèmes informatisés pour la tenue des registres de l’état civil. Toutefois, elles ont l’obligation de continuer à dresser les actes d’état civil sur papier et de tenir, mettre à jour, et conserver les registres papier.

Le traitement informatisé des données en matière d’état civil doit répondre à des règles fondamentales afin d’assurer la sécurité des procédures.

Schéma
Gérer les actes d’état civil dématérialisés ou numérisés

La dématérialisation des actes d’état civil présente des avantages indéniables. Toutefois, elle crée également de nouvelles obligations, qu’il convient de ne pas négliger. Parce que des données personnelles y sont présentes, des démarches doivent être effectuées auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Vous êtes également garant de la sécurité de ces données. Notre schéma vous rappelle ces différents aspects, qu’il convient de garder à l’esprit au quotidien.

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1.

Déclarer le traitement informatisédes données en matièred’état civil

Les services de l’état civil créent des systèmes de traitement informatisé d’informations nominatives lorsqu’ils recourent à des applications informatiques :

  • soit pour assurer :
    • la tenue des registres d’état civil,
    • l’édition des tables annuelles et décennales d’état civil,
    • la transmission des informations d’état civil à certaines administrations et en particulier à l’Insee ;
  • soit pour permettre une rédaction assistée par ordinateur des actes de l’état civil et une édition d’extraits et de copies des actes, au vu des pièces présentées par les administrés.

Les mairies doivent donc respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les services d’état civil qui ont recours au traitement informatisé doivent demander l’avis préalable de l...

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