L’ordonnateur (avec ses services) est amené à effectuer deux types de contrôle sur les opérations des régies : un contrôle administratif et un contrôle comptable.
Le contrôle administratif
L’ordonnateur doit constituer un dossier pour chaque régie, dans lequel il regroupe tous les documents relatifs au fonctionnement de la régie et à la gestion du régisseur :
Documents relatifs au fonctionnement de la régie
- Acte constitutif et éventuels actes modificatifs de la régie.
- Documents relatifs au compte de disponibilités ouvert au nom de la régie :
- formulaires d’ouverture de compte et de nomination des titulaires du compte accompagnés des pièces justificatives obligatoires ;
- document justifiant de la dérogation ayant permis l’ouverture d’un compte bancaire ou postal.
- Documents relatifs aux moyens de paiement ou d’encaissement :
- contrat commerçant s’il y a mise en place d’un terminal de paiement externe (TPE) pour le paiement par carte bancaire ;
- convention relative à l’encaissement d’un instrument de paiement (chèque emploi service universel [CESU], chèques-vacances, chèques-loisirs, chèques-lire, etc.) ;
- convention Monéo ;
- conventions relatives à l’encaissement par téléphone mobile ;
- etc.
- Documents relatifs à la tarification (délibérations fixant les tarifs en vigueur).
- Documents relatifs à d’éventuelles applications informatiques ou appareils utilisés dans le cadre de la régie :
- guides techniques des outils informatiques utilisés par le régisseur (logiciel de gestion) ;
- notices des appareils ou automates (parcmètres, horodateurs).
- Documents relatifs aux vérifications de la régie (procès-verbaux des précédentes vérifications ainsi qu’éventuels plans d’action).
- Tout autre document précisant une spécificité du mode de fonctionnement de la régie ou justifiant une dérogation, par exemple :
- dérogations accordées aux régies d’acquisitions de spectacles permettant au régisseur d’effectuer des paiements par chèques supérieurs au montant de 10 000 euros ;
- convention relative à l’encaissement de recettes pour le compte d’un tiers.
Documents relatifs aux agents autorisés à manier les fonds de la régie
- Actes de nomination du régisseur, des éventuels sous-régisseurs et de tous les mandataires.
- Documents relatifs au cautionnement du régisseur.
- Documents relatifs à l’attribution d’une nouvelle bonification indiciaire (NBI) au régisseur.
- Documents relatifs à l’attribution d’une indemnité de responsabilité au régisseur et/ou au mandataire suppléant.
- Documents relatifs à l’éventuelle souscription d’une assurance (attestation d’assurance) par le régisseur ou le ou les mandataires suppléants.
- Documents relatifs aux remises de service entre les différents intervenants (procès-verbaux de remise de service entre régisseurs ou sous-régisseurs, entre régisseur et mandataire suppléant ou sous-régisseur).
Le cas échéant, documents relatifs à la clôture de la régie
- Acte de suppression de la régie (décision exécutoire de l’autorité habilitée à la créer en vertu de la règle de parallélisme des formes).
- Éventuellement, les documents suivants :
- certificat de libération définitive accordé au régisseur ;
- documents relatifs à la clôture du compte de disponibilités de la régie.
Le contrôle comptable
Le contrôle comptable de l’ordonnateur sur les régies revêt deux aspects :
- Le contrôle sur pièces : la régularisation comptable des opérations d’une régie nécessite l’émission de mandats de dépense et de titres de recette par l’ordonnateur. Lors de l’émission des ordres de payer et de recouvrer correspondants, l’ordonnateur est obligé d’exercer les vérifications nécessaires sur ces opérations (article 11 du
décret no 2012-1246 du 7 novembre 2012
relatif à la gestion budgétaire et comptable publique). En sa qualité d’ordonnateur, il doit ainsi :
- veiller à ce que le régisseur intervienne seulement pour les dépenses et/ou les recettes prévues par l’acte constitutif de la régie ;
- veiller au respect des modalités de fonctionnement telles que définies dans l’acte de création de la régie et le cas échéant des sous-régies (et en cas de besoin, demander au régisseur de communiquer ses registres comptables) ;
- s’assurer de l’encaissement normal des produits au vu des bordereaux des recettes encaissées : il s’agit notamment de s’assurer de l’encaissement normal des produits en cohérence avec l’activité générale ou la fréquentation du service concerné (piscine, salle de spectacles, etc.) et de la traduction comptable régulière des encaissements ou décaissements effectués dans les régies ;
- exercer sur les pièces justificatives de dépenses qui lui sont remises par le régisseur d’avances les mêmes contrôles que ceux qui lui incombent pour les dépenses payées après mandatement et vérifier que les pièces sont bien revêtues de l’acquit libératoire ou de la mention en tenant lieu. La transmission des pièces justificatives par le régisseur à l’ordonnateur doit permettre à ce dernier de réaliser ces différents contrôles en amont lors du mandatement ou de l’émission des titres de recettes, préalablement à leur prise en charge par le comptable.
- Le contrôle sur place : l’efficacité du contrôle interne de l’ordonnateur justifie qu’il opère également des contrôles sur place, sachant que la régie est implantée dans les locaux de l’organisme public dans la majeure partie des cas.
S’agissant du contrôle comptable à proprement parler, en particulier s’agissant de la reconstitution des régis d’avances, le régisseur doit transmettre à l’ordonnateur ou aux services de l’ordonnateur l’entièreté des pièces justificatives conformément au
décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016
fixant la liste des pièces justificatives. L’ordonnateur doit contrôler la présence et la cohérence desdites pièces.
Concernant la reconstitution des régies de recettes, à l’appui du titre de recette, un état récapitulatif des sommes encaissées – moyen de règlement par moyen de règlement – suffit. À cet état, il faut également adjoindre le quitus du comptable public après le dépôt des fonds ou le virement des fonds – en cas de compte de « Dépôt de fonds au Trésor » ès régisseur – effectué par le régisseur de recettes.
