Le régisseur et son suppléant

Qu’est-ce qu’un régisseur ?

Un régisseur est une personne physique chargée, pour le compte du comptable public, d’encaisser des recettes et de payer des dépenses. Peut être nommée régisseur toute personne de nationalité française ou européenne, répondant aux conditions de stabilité requises pour effectuer le recouvrement de recettes ou le paiement de dépenses d'un organisme public.

Le régisseur et le mandataire suppléant doivent être majeurs, le principe de responsabilité personnelle et pécuniaire qui s'attache à ces fonctions ne pouvant s'accommoder des dispositions du Code civil portant sur l'incapacité des mineurs (C. civ., art. 389-3 et 450 ).

Le régisseur et les mandataires sont généralement choisis parmi le personnel de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local mais ce n'est pas une obligation. Peuvent ainsi être nommés régisseur ou mandataire, des commerçants, des membres du personnel d'un prestataire de la collectivité...

Existe-t-il des incompatibilités de fonction ?

Certaines personnes ne peuvent être nommées régisseurs, principalement en application du principe de séparation de l’ordonnateur et du comptable. Il s’agit :

• de l’ordonnateur de la collectivité territoriale ou de l’établissement public local concerné ;
• de tout élu ou fonctionnaire de la fonction publique territoriale ayant reçu, en fonction des lois et règlements en vigueur, délégation de fonctions et de signature par l’exécutif de l’assemblée délibérante, dans le cas où cette délégation donne au bénéficiaire la possibilité d’engager, liquider et mandater les dépenses et d’émettre les titres de recettes de la collectivité territoriale ou de l’établissement public local concerné. Toutefois, ces personnes peuvent être nommées régisseurs ou mandataires d’une régie instituée auprès d’une collectivité ou d’un établissement public au sein duquel elles n’exercent aucune fonction ;
• du comptable assignataire et du personnel des services déconcentrés du Trésor qui lui est rattaché ;
• de manière générale, des agents des administrations financières « ayant à connaître de la comptabilité communale, de l’assiette, du recouvrement ou du contrôle de tous impôts et taxes » et pour les seules communes qui « dans leur département de résidence administrative, sont situées dans le ressort de leur service d’affectation » ( CGCT, art. L. 2122-5 ).

Comment est-il nommé ?

Le régisseur est nommé par arrêté de l’ordonnateur et après avis conforme du comptable public ( CGCT, art. R. 1617-3 ). Ce dernier est un préalable obligatoire avant toute nomination : il vaut agrément du régisseur par le comptable public. L'ordonnateur ne peut donc passer outre un avis défavorable.

Pour la délivrance de son avis, les points de contrôle du comptable public portent notamment sur :

• la vérification de l’absence d’incompatibilité d’exercice de la fonction du régisseur ou mandataire ;
• l’examen du contenu et du formalisme de l’acte de nomination ;
• l’examen de l’aptitude à exercer les fonctions de régisseur ou de mandataire : confiance en cette personne et dans sa capacité à gérer.

Le régisseur est alors habilité à agir pour le compte du comptable public et uniquement dans le cadre des opérations prévues par l’acte constitutif de la régie. L’acte de nomination doit être signé par l’ordonnateur et le régisseur. Pour être exécutoire, il doit être notifié aux intéressés que sont le régisseur et le comptable.

Est-il astreint au cautionnement ?

Le cautionnement permet au régisseur de garantir les fonds qui lui sont confiés et dont il est personnellement et pécuniairement responsable.

Le cautionnement est obligatoire ( CGCT, art. R. 1617-4, II ) excepté en cas de dispense prévue dans l’acte de création de la régie ou lorsque les montants de l’avance et/ou le montant moyen de recettes encaissées mensuellement ne dépassent pas certains seuils (inférieur ou égal à 1 220 € pour les régies de recettes ou les régies d’avances et inférieur ou égal à 2 440 € pour les régies d’avances et de recettes).

Le montant du cautionnement est déterminé en fonction du montant maximum de l’avance et/ou du montant moyen des recettes encaissées mensuellement et fixé par l ’arrêté du 28 mai 1993 , actualisé en euros par l’ arrêté du 3 septembre 2001 .

Il est à la charge du régisseur et ne peut être pris en charge par la collectivité ou par l’établissement public local.

S’il est prévu de créer une sous-régie dans l’acte constitutif de la régie, le montant du cautionnement devra tenir compte des opérations réalisées par la régie et par les sous-régies.

Le montant du cautionnement doit être révisé, à la hausse ou à la baisse, si le montant de l’encaisse ou l’avance évolue. Les évolutions doivent être substantielles. C’est pourquoi, dans le cadre d’un contrôle partenarial, par le biais, notamment, d’un tableau de suivi, il est nécessaire de suivre les montants d’avance et d’encaisse, et surtout la fréquence des reconstitutions : des reconstitutions trop fréquentes indiquent un niveau d’avance ou d’encaisse trop faible.

Le cautionnement est constitué :

• soit par un dépôt à la Caisse des dépôts et consignations (CDC), de numéraire, de rentes sur l’État ou d’autres valeurs du Trésor ; la constitution du cautionnement est alors justifiée par le récépissé délivré par la Caisse des dépôts et consignations ou son préposé ;
• soit par l’adhésion à l'Association française de cautionnement mutuel (AFCM), agréée par le ministère chargé du Budget, qui se porte caution solidaire : l'engagement de la caution est alors justifié par un extrait d'inscription délivré par l'association et certifiant le montant pour lequel elle a accordé sa garantie. Pour ne pas entraver le fonctionnement de la régie, le régisseur pourra commencer à exercer ses attributions en justifiant qu'il a entrepris les démarches nécessaires afin d'obtenir son inscription. Au début de chaque année, le régisseur doit fournir au comptable public une attestation de paiement de sa cotisation.

Doit-il souscrire une assurance ?

La souscription d’une assurance est facultative. Il s’agit d’une assurance personnelle qu’il est recommandé de souscrire afin de couvrir tout déficit qui sera mis à la charge du régisseur (faux billet, erreur de caisse…). Le coût de cette assurance est à la charge du régisseur.

Peut-il prétendre à une indemnité ?

Le taux d’indemnité est fixé par délibération de la collectivité et dans la limite des taux en vigueur pour les régisseurs de l’État. L’ arrêté du 3 septembre 2001 précité détermine un barème de référence.

Ainsi, le régisseur titulaire peut bénéficier d’une indemnité de responsabilité qui dépend du montant maximum de l’avance et/ou du montant moyen des recettes encaissées mensuellement.

Si la régie est dotée de sous-régies, le montant de l’indemnité de responsabilité allouable est déterminé compte tenu des fonds maniés au niveau de la régie et des sous-régies.

Un même régisseur chargé de plusieurs régies peut percevoir plusieurs indemnités de responsabilité.

Le montant de l’indemnité de responsabilité du régisseur peut être révisé dans le cas où le montant maximum de l’avance et/ou du montant moyen des recettes encaissées mensuellement est modifié.

Les régisseurs suppléants peuvent prétendre à une quote-part d’indemnité versée au régisseur titulaire en fonction du caractère effectif de l’exercice de leur activité qui ne peut pas excéder deux mois. Le versement d’une quote-part d’indemnité est laissé à la libre appréciation du régisseur titulaire et de l’ordonnateur.

Peut-il bénéficier d’une nouvelle bonification indiciaire (NBI) ?

Le  décret n° 2006-779 du 3 juillet 2006  portant attribution de la nouvelle bonification indiciaire à certains personnels de la fonction publique territoriale précise les points d’attribution de NBI aux personnels assurant les fonctions de régisseur d’avances ou de recettes :

• pour les régies de 3 000 € à 18 000 € : 15 points de majoration sont attribués ;
• pour les régies supérieures à 18 000 € : 20 points de majoration sont attribués.

Le versement de la NBI est de droit dès lors que les fonctions exercées justifient leur attribution, mais il doit être prévu dans l’acte de nomination ou par un arrêté individuel d’attribution de la NBI. L’attribution de la NBI n’est pas exclusive du versement de l’indemnité de responsabilité. Dans le cas d’une régie saisonnière, l’agent perçoit la NBI pour la période au cours de laquelle il assure effectivement les fonctions de régisseur.

Si le régisseur est chargé de plusieurs régies, au sein de la même collectivité, il faut ajouter l’ensemble des montants des différentes régies pour déterminer le nombre de points à verser.

Si l’agent est susceptible de percevoir la NBI à plus d’un titre, il ne pourra en percevoir qu’une seule au niveau le plus élevé.

La NBI est maintenue à son bénéficiaire pendant les congés annuels, les congés de maladie, les congés de maternité ou d’adoption, et les congés de longue maladie tant que l’agent n’est pas remplacé dans ses fonctions.

Quid de la prise de fonction ?

Une fois nommé, le régisseur entre en fonction après accomplissement de formalités, obligatoires pour certaines et facultatives pour d’autres selon l’ancienneté de la régie concernée. Lors du changement de régisseur, le comptable doit procéder à la vérification des comptes de la régie afin de délimiter la responsabilité personnelle et pécuniaire entre le régisseur sortant et le régisseur entrant.

Justification du cautionnement

Sauf s'il en est expressément dispensé dans l'acte constitutif de la régie, le régisseur doit justifier de la constitution du cautionnement qui lui est imposé.

Accréditation du régisseur auprès du comptable 

L’entrée en fonction du régisseur et des mandataires ne peut avoir lieu qu’après réception par le comptable public assignataire des copies des actes concernant la régie (acte constitutif d’une régie, d’une sous-régie et arrêtés de nomination des intervenants) ; il est recommandé au régisseur de se présenter auprès des services du comptable assignataire notamment lorsqu’il s’agit d’une première entrée en fonction ou que l’acte constitutif prévoit l’ouverture d’un compte de dépôt de fonds.

Dans une régie nouvellement créée

• Ouverture d’un compte courant si l’acte constitutif le prévoit : l'acte constitutif de la régie peut prévoir l’ouverture d’un compte de disponibilités, qui est ouvert en principe au nom du régisseur ès qualités. Lorsque le régisseur remplit les formalités d'ouverture de ce compte, le comptable lui remet des plaquettes décrivant les conditions générales de fonctionnement du compte et les services associés (carnet de chèques, relevés de comptes, carte bancaire, etc.). Le régisseur peut donner des procurations sur son compte en remplissant des formulaires prévus à cet effet.
• Remise et explication au régisseur des différents registres et des formules nécessaires au fonctionnement de la régie. Le comptable remet au régisseur les registres comptables obligatoires (en l’absence de gestion informatisée) : journal à souches numérotées et/ou d’un journal grand-livre ; le cas échéant, des tickets, cartes privatives ou autres formules assimilées.

Dans une régie existante

• Vérification obligatoire de la régie par le comptable public assignataire afin de délimiter les opérations effectuées par le régisseur sortant de celles réalisées par le régisseur entrant.
• Remise obligatoire des documents et des disponibilités au régisseur entrant : lors de la remise de service, le régisseur sortant doit remettre au nouveau régisseur :
  • le numéraire ;
  • les effets bancaires et postaux ;
  • les éventuels titres de paiement spéciaux ;
  • le fonds de caisse ;
  • les pièces justificatives de dépenses payées et de recettes non encore adressées à l'ordonnateur ou au comptable ou celles devant faire l'objet d'une régularisation ;
  • les carnets de chèques ;
  • la carte bancaire éventuellement détenue ;
  • les registres de comptabilité dûment totalisés et arrêtés ;
  • les valeurs inactives non utilisées ;
  • tout autre document relatif au fonctionnement de la régie, ainsi que les archives.
• Accréditation du régisseur auprès du teneur du compte courant de la régie : le régisseur entrant doit procéder à ces formalités afin de procéder au remplacement du mandataire principal du compte.

La remise de service est une formalité substantielle car elle conditionne l’application du régime de la responsabilité personnelle et pécuniaire de l’intervenant : en cas d’absence ou de changement de régisseur, la responsabilité du régisseur titulaire (sortant ou absent) n’est dégagée que si une remise de service a été effectuée avec son remplaçant (nouveau régisseur, régisseur intérimaire, mandataire suppléant).

La remise de service donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal en quatre exemplaires, signé par les intervenants entrant et, le cas échéant, sortant.

Lorsqu’il s’agit de l’installation d’un régisseur titulaire ou intérimaire, la remise de service s’effectue obligatoirement en présence du comptable ou de son représentant, celle-ci représentant l’une des formalités obligatoires au même titre que la justification du cautionnement.

Quid de la sortie de fonction ?

En cas de cessation de fonction du régisseur, ce dernier doit remettre ou reverser au comptable :

• dans une régie de recettes :
  • la totalité des recettes encaissées ;
  • le montant du fonds de caisse ;
  • l'ensemble des valeurs inactives ;
  • les pièces justificatives de recettes ;
  • les registres utilisés et en stock ;
  • si le régisseur est titulaire ès qualités d'un compte de disponibilités, les chéquiers en sa possession et le solde du compte de disponibilités ;
• dans une régie d’avances :
  • le reliquat d'avance non employée ;
  • les pièces justificatives de dépenses ;
  • les registres utilisés et en stock ;
  • si le régisseur est titulaire des qualités d'un compte de disponibilités, la liste des chèques émis par ses soins et non débités, les chéquiers et/ou la carte bancaire et le solde du compte de disponibilités.

Des agents peuvent-ils être placés sous l’autorité du régisseur ?

Les mandataires sous-régisseurs et les mandataires agents de guichet sont placés sous la responsabilité du régisseur.

Quid de la responsabilité du régisseur ?

Le régisseur étant chargé, pour le comptable public, d’opérations d’encaissement de recettes ou de paiement de dépenses, il est personnellement et pécuniairement responsable de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu’il perçoit ou qui lui sont avancés, de leur maniement, des mouvements des comptes de disponibilités, de la tenue de la comptabilité et de la conservation des pièces justificatives.

Sa responsabilité personnelle et pécuniaire est engagée dès son installation et jusqu’à sa cessation de fonctions.

La responsabilité pénale du régisseur peut être engagée s’il perçoit ou manie irrégulièrement des fonds publics.