Se préparer à l’évaluation externe de l’animation et de la vie sociale dans votre Ehpad (check-list)

Contexte

L’évaluation externe est obligatoire dans les Ehpad et porte sur l’ensemble du fonctionnement de l’établissement.

Bien entendu, les aspects d’animation et de vie sociale seront examinés avec attention. Le directeur devra donc s’y préparer au moyen de la check-list ci-dessous, anticiper les points d’écueil possibles et mesurer les écarts.

Situer l’animation dans la vie de l’établissement

Par rapport au projet d’établissement

  • Quelle est la part accordée au projet d’animation et de vie sociale dans le projet d’établissement ? S’agit-il d’une part importante ou secondaire ?
  • Y a-t-il cohérence entre les deux ? En clair, répond-on aux objectifs spécifiques déclinés dans le projet d’établissement ?

Par rapport à l’évaluation interne

Si l’évaluation interne avait mis en évidence des axes de modification ou de progression, où en est l’établissement aujourd’hui ?

En relation avec le projet personnalisé

Le projet personnalisé a-t-il été mis en place ? Quel pourcentage de résidents bénéficie d’un projet de vie individualisé ? En clair, le programme d’activités est-il accessible à l’ensemble des résidents, et ce, de façon adaptée ? Le programme d’activités est-il pertinent ?

Existence d’une commission animation

  • Cette commission existe-t-elle ? Quelle en est la fréquence ?
  • L’avis des résidents est-il sollicité ? Celui des familles ? Les comptes rendus sont-ils diffusés ?

Les relations avec le pôle soins

  • Quelle est l’articulation du pôle animation et du pôle soins ? Organisez-vous régulièrement des réunions de service interdisciplinaires ?
  • Le planning est-il validé par l’équipe ?

La traçabilité des actions

  • Y a-t-il une traçabilité des actions menées ?
  • Des commentaires sont-ils versés au dossier du résident, sur le logiciel PSI par exemple ?

Satisfaction et communication

  • Comment les activités sont-elles appréciées ? Y a-t-il des enquêtes de satisfaction régulières, auprès des résidents et des familles ?
  • Quelle communication des activités est-elle faite ? Vidéo, journal ou gazette de la résidence, photos des activités dans le hall ?
  • Enfin, comment les bonnes pratiques de l’Anesm sont-elles intégrées et connues du personnel d’animation ?

Évaluer les ressources du pôle animation

Ressources humaines

Ressources matérielles

  • Quel est le budget annuel consacré à l’animation ?
  • Quelle est son évolution depuis cinq ans ?
  • Le ou les animateurs gèrent-ils eux-mêmes ce budget ?
  • Disposent-ils de matériel suffisant ?
  • Sont-ils abonnés à des revues professionnelles ?
  • Vont-ils dans des colloques ou salons professionnels ?
Le cas particulier du projet d’animation pour les Pasa

Ce projet d’animation très spécifique des personnes souffrant de la maladie d’Alzheimer ou de troubles apparentés, doit être coordonné en lien avec l’animateur par du personnel qualifié pour ces pathologies (psychologue, ergothérapeute, assistant de soins en gérontologie).

Il ne doit pas cependant occulter le reste des activités sociales, ni bénéficier de la quasi-totalité du budget de fonctionnement.

Comment vous situez-vous dans ce cas précis ?

Évaluer l’organisation des activités et leur communication en interne

Les activités sont-elles préparées ?

Comment ? Par qui ? Le pôle soins y est-il associé ?

Les activités font-elles l’objet de fiches techniques ? d’un suivi ?

À chaque activité, il est important d’établir un tableau de bord qui recensera :

  • le nombre de résidents présents ;
  • la qualité des résidents (pathologies ou non) ;
  • l’animateur de l’atelier (prestataires, AS) ;
  • l’objet de l’activité ;
  • le comportement de chaque résident.

Existe-t-il des statistiques ?

Les logiciels actuels permettent de synthétiser toutes ces données sur des périodes données pour en établir des statistiques.

Quelle est votre stratégie de communication en interne ?

Comment les résidents sont-ils informés du programme d’animation ? (cf. Évaluer l’animation)

Pour que le programme d’animation touche les personnes ciblées par chaque activité et se diffuse le plus largement possible, l’établissement doit donc avoir une stratégie de communication interne, à laquelle les familles seront associées.

Réglementation

L’évaluation externe est une obligation pour tous les établissements et services sociaux et médico-sociaux. Instaurée par la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002, elle est encadrée par le décret n° 2007-975 du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges pour l’évaluation des activités et de la qualité des prestations.

L’évaluation externe a les objectifs principaux suivants :

  • porter une appréciation globale en s’attachant à la mise en œuvre de la mission et du projet de l’établissement ;
  • étudier les suites données aux résultats de l’évaluation interne ;
  • examiner plusieurs thématiques spécifiques en lien avec les recommandations de bonnes pratiques professionnelles publiées par l’Anesm, en s’attachant à l’effectivité du droit des usagers ;
  • interroger l’ouverture de l’établissement à et sur son environnement.

Le décret n° 2010-1319 du 3 novembre 2010 est relatif au calendrier des évaluations et aux modalités de restitution des résultats des évaluations des établissements sociaux et médico-sociaux. Ce texte complète encore le régime juridique de l’évaluation.

Notre conseil

Tous les points ci-dessus feront l’objet d’une évaluation attentive de la part des évaluateurs externes, qui sera complétée par un temps d’observation des activités et un temps d’entretien avec le ou les animateurs. Par conséquent, avant la date fixée pour l’évaluation externe, affinez votre stratégie et prouvez le jour J que vous avez la « fibre animation » !

Évitez les erreurs

N’essayez pas d’atteindre la perfection ! Les évaluateurs sont là pour observer des choix de vie sociale, les activités et les pratiques du personnel. Ils détermineront ensuite des axes de progression.

N’oubliez pas que l’animateur ne peut tout faire à lui tout seul. Des prestataires extérieurs, des bénévoles et l’équipe interne sont parties prenantes de l’activité.

Faq

Que faire si le rapport d’évaluation est critique sur la vie sociale de mon établissement ?

Si votre évaluation s’avère relativement médiocre dans ce secteur, le rapport d’évaluation externe peut être un bon moyen de négocier des moyens complémentaires avec vos autorités de tutelle et avec votre siège.

Aller plus loin

Références juridiques

Bibliographie

  • Anesm, Qualité de vie en Ehpad (volet 2) – Organisation du cadre de vie et de la vie quotidienne, septembre 2011
  • Anesm, Qualité de vie en Ehpad (volet 3) – La vie sociale des résidents en Ehpad, janvier 2012

Publié le 23/10/2024

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