Guide de l'acheteur public

 
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Réussissez vos missions de négociateur et de chef d'équipe : identifications des besoins, mise en concurrence des fournisseurs, comparaison d'offres, négociation, procédures informatisées, organisation du suivi et respect de la qualité

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Partie 3 - Comment définir et exprimer ses besoins ?

3/3 - Les leviers à actionner pour optimiser l’expression du besoin

L’acheteur doit veiller lors du déroulement du processus achat à optimiser en permanence l’expression du besoin dont il a la charge.

Il doit pour cela, notamment :

  • se donner comme objectif d’aboutir à l’expression du juste besoin, c’est-à-dire d’un besoin qui ne soit ni sur-spécifié (demande de fonctions inutiles) ni partiellement couvert (altération du coût de possession du fait d’une inadaptation au besoin réel) ;

  • essayer de supprimer ou réduire toutes les contraintes internes qui ne lui permettent pas de s’adapter ou de coller au plus près de l’offre du marché ;

  • travailler à la réduction des contraintes externes pesant sur la procédure d’achat (manque de concurrence, faible attractivité du besoin pour les fournisseurs, etc.).

I - L’importance fondamentale du dialogue acheteur-prescripteur

La nécessité pour l’acheteur d’identifier les différentes composantes d’un besoin

Le besoin peut être considéré comme une nécessité ou un désir éprouvé par un utilisateur.

Lors de la phase de définition du besoin, l’acheteur doit mettre à profit les points suivants pour analyser au mieux les caractéristiques de la demande interne. On distingue généralement 3 types de besoin :

  • le besoin dit « identifié » ;

  • le besoin dit « potentiel » (ou latent) ;

  • le besoin dit « créé », souvent par une innovation technologique.

Les besoins peuvent être, par ailleurs, classés en 2 catégories :

  • les besoins objectifs : il est possible de les caractériser par des éléments quantifiables tels que les performances, la fiabilité, la durabilité, la disponibilité, etc.

  • les besoins subjectifs : l’acte d’achat est un processus complexe. Même lorsqu’il est réalisé à des fins utilitaires, il comporte presque toujours une dimension émotionnelle ou affective (confort, ergonomie, esthétique, aspect, odeur, etc.). Les fonctions qui sont destinées à satisfaire des besoins subjectifs sont appelées « fonctions d’estime ».

Le dialogue acheteur-prescripteur : une nécessité incontournable

L’acheteur doit conduire le processus menant à la définition et à l’expression du besoin. Il doit avoir, tout d’abord, pour objectif à travers le dialogue avec le ou les prescripteurs de bien percevoir le besoin à satisfaire et d’en vérifier la validité.

L’obtention de réponses aux questions suivantes est souvent incontournable :

  • quelle est l’utilité du produit ou de la prestation demandé(e) ? à quoi,...

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