Maîtriser la dématérialisation de la procédure

Depuis le 1^er octobre 2018, toutes les procédures dont la valeur estimée du besoin est égale ou supérieure à 25 000 € HT et pour lesquelles un avis de publicité a été publié (JOUE, BOAMP, JAL, publicité adaptée…) sont concernées par cette obligation.

Pour les procédures dont la valeur estimée du besoin est inférieure à 25 000 € HT, l’acheteur a la liberté de décider ou non de mettre les documents sur le profil d’acheteur.

En pratique, le profil d’acheteur est un site, généralement appelé « plateforme », accessible en ligne via un réseau Internet, qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition des acheteurs et des entreprises candidates.

Le site d’une collectivité territoriale ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre l’accès à un certain nombre de fonctionnalités.

Cela implique donc, pour chaque maître d’ouvrage, de :

• disposer d’une plateforme de dématérialisation qu’il puisse utiliser comme profil d’acheteur ;
• énoncer les conditions de téléchargement ;
• choisir le format électronique du dossier de consultation des entreprises ;
• savoir comment présenter les documents de consultation à mettre en ligne.

Le profil acheteur doit permettre au maître d’ouvrage de :

• mettre en ligne les avis de marché ;
• mettre en ligne les dossiers de consultation des entreprises ;
• recevoir les candidatures et les offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle ;
• gérer les échanges d’information avec les candidats pendant la procédure de marché.

Le maître d’ouvrage doit s’assurer dans tous les cas que son profil d’acheteur respecte les fonctionnalités et exigences minimales imposées par les textes.

Les moyens de communication électronique utilisés pour la réception des candidatures et des offres doivent au moins garantir l’identité du maître d’ouvrage et de l’entreprise, l’intégrité des données, et l’heure et la date exactes de la réception d’un pli.

En outre, la gestion des droits doit permettre d’établir que lors des différents stades de la procédure de passation du marché, seules les personnes autorisées ont accès aux données.

Pour les achats inférieurs à 25 000 € HT, il appartient au maître d’ouvrage, s’il y a lieu, de déterminer librement l’ensemble des moyens de communication électronique utilisés et les niveaux de sécurité afférents.