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Externaliser ses achats de manière performante

Mise à jour le 27 mai 2024

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète, étape par étape, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

Contexte

Longtemps considérée comme une démarche « par défaut » ou opportuniste, l’externalisation de ses achats notamment auprès d’une centrale d’achat ou dans le cadre d’ungroupement de commandes, constitue désormais un levier stratégique indispensable de toute véritable politique achat.

Si la recherche d’une plus grande performance économique demeure une des raisons principales, la complexification des achats (réglementation, passage à l’usage et en coût global, suivi de l’exécution, impacts des crises, etc.) ou encore l’avènement d’obligations/d’incitations environnementales et sociales expliquent aussi une recherche croissante d’une expertise de plus en plus difficile à avoir en propre et surtout à justifier financièrement.

L’accès facilité et immédiat à des entreprises/produits/services qualifiés notamment d’un point de vue des politiques publiques (achat local, made in France, empreinte carbone, insertion sociale) est également un moteur de la croissante des opérateurs concernés.

Une expertise en phase de sourcing, de procédure et d'exécution

L’externalisation de toute ou partie de ses achats nécessite de bien appréhender les impacts sur le processus. En effet, si la charge diminue, elle ne devient pas nulle. Le suivi de l’exécution du contrat directement ou indirectement prend plus que jamais tout son sens.

La croissance forte des centrales d’achat grossistes, c’est-à-dire assurant l’ensemble du processus (sourcing, procédure, déploiement et exécution), confirme une tendance récente visant à intégrer pleinement ou à externaliser complètement des lignes de produits ou services. Une approche du « faire » ou du « faire faire » seule garante d’un véritable impact sur le coût complet.L’annonce récente par exemple d’UniHAppro par la centrale d’achat UniHA en est une démonstration.

L’externalisation peut aussi être de manière paradoxale un élément d’attractivité dans le recrutement des fonctions achat ou juridique.

Dans tous les cas, il est essentiel de bien appréhender dans le nouveau contexte économique et géopolitique les principaux enjeux.

Enjeux Positifs :

  • expertise et compétences spécialisées ;
  • réduction des coûts ;
  • concentration sur les activités stratégiques ;
  • flexibilité et adaptabilité.

Enjeux Négatifs :

  • perte de contrôle et de souveraineté ;
  • risque de dépendance vis-à-vis du fournisseur externe ;
  • risques de sécurité et de confidentialité ;
  • qualité et performance variable ;
  • complexité contractuelle ;
  • impact social et économique ;
  • enjeux juridiques et réglementaires ;
  • transparence et Responsabilité.

En résumé, l'externalisation des achats publics offre des opportunités significatives en termes d'efficacité et de réduction des coûts, mais elle comporte également des risques importants qui doivent être soigneusement gérés. Les décideurs doivent peser ces enjeux pour déterminer si l'externalisation est une stratégie appropriée pour leur organisation.

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Identifier et mesurer ses forces et faiblesses sur l’ensemble du processus achat

La mise en place et le déploiement d’un processus achat dans le secteur public requiert la mise en place de procédures, d’outils de plus en plus numériques et d’expertises, qu’elles soient techniques, méthodologiques, économiques, financières ou juridiques.

L’externalisation des achats ne doit pas être vécue comme une obligation ou une contrainte, mais comme une opportunité et ainsi comme une véritable stratégie voulue, adaptée et mesurée.

Ainsi,...

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