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Préparer et mener un dialogue acheteur prescripteur

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète, étape par étape, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

Contexte

Dans un contexte économique plus difficile et plus aléatoire (augmentation des prix et des coûts d’exploitation, hausse des coûts internes, disponibilité des produits, délai de livraison/réalisation, etc.), les budgets des établissements publics sont sous forte contrainte. Ce contexte doit donc conduire à de nombreux arbitrages, notamment en termes d’achat. L’achat le plus économique, rappelons-le, est celui que l’on ne fait pas.

Plus que jamais, le dialogue avec les prescripteurs prend tout son sens. Leurs attentes mais aussi leurs retours d’expérience (acteurs du terrain) sont des éléments clés permettant de faire les meilleurs compromis afin de maintenir un haut niveau de service public, la satisfaction des usagers et l’attractivité vis-à vis de l’établissement.

Leur expertise, que ce soit au niveau des produits, des services, ou bien des moyens nécessaires pour les mettre en œuvre, permet l’expression des besoins et des attentes des utilisateurs internes. Ils évaluent et sélectionnent les produits de manière à servir le juste besoin nécessaire en faisant les analyses techniques et en assurant une veille technique et technologique. Ils veillent aussi à la qualité technique délivrée par les fournisseurs aux côtés de l’acheteur.

Ce dialogue est encore insuffisamment ancré dans les habitudes des acheteurs publics (au sens d’entité). C’est pourquoi il faut le préparer en amont, recenser les bons interlocuteurs à rencontrer et maîtriser le déroulement de l’entretien.

Des échanges indispensables pour l’acheteur au moment de justifier ses choix ou d’ailleurs ses non-choix.

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Recenser les acteurs à rencontrer

Avant de mener les entretiens de remue-méninges, tous les acteurs à rencontrer doivent avoir été clairement identifiés. Le cas échéant, il convient de passer par leur hiérarchie afin que cette dernière désigne la personne chargée du dossier ou la plus adaptée au contexte.

Dans un contexte d’optimisation du temps et des charges, il est essentiel de se concentrer sur les prescripteurs qui auront un rôle clé dans le processus.

Les acheteurs

Les...

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