Mettre en place le suivi de la nomenclature achat pour contrôler, améliorer et affiner son fonctionnement

Votre nomenclature achat (cf. Établir une nomenclature achat) est un outil qui évolue au gré de vos consommations. Pour pouvoir connaître à tout moment le montant affecté à chaque ligne de nomenclature, il faut établir une procédure de suivi. Cette procédure doit reposer sur un outil offrant une parfaite retranscription informatique de votre nomenclature.

La procédure de suivi de nomenclature achat se découpe en plusieurs actions répondant à divers objectifs :

• Le suivi permanent consiste à interroger la nomenclature achat dès que survient un besoin en la matière. Pour qu’il puisse être réalisé, l’outil informatique doit permettre d’émettre des requêtes en temps réel sur l’état des consommations.
• Le suivi trimestriel ou semestriel permet de faire systématiquement le point sur l’état de la nomenclature (consommations, éléments à modifier, etc.).
• Le suivi annuel permet de dresser l’état annuel des consommations pour chaque ligne de nomenclature. Cette estimation annuelle est obligatoire pour tous les marchés d’une durée inférieure ou égale à un an concernant des besoins récurrents. En effet, l’estimation des consommations doit se baser sur les besoins d’une année pour l’ensemble de ces marchés.

Le suivi de nomenclature achat peut aussi s’avérer utile lors de certaines opérations précises :

• Lors de la procédure formelle de recensement des besoins (cf. Mise en place d’une procédure formelle de recensement des besoins), il est bon de rappeler l’état de la nomenclature au service concerné en insistant sur les lignes qui le concernent spécifiquement. Ce rappel sensibilise les agents à certains points cruciaux de la procédure (nécessité de penser en termes de stratégie globale inscrite dans la durée, besoin éventuel de passer d’une procédure adaptée à une procédure formalisée, etc.).
• Avant que vous ne passiez vos commandes, ce suivi vous permet de dresser un bilan précis de vos consommations pour chaque ligne de nomenclature. Associé à la connaissance de vos marchés ou accords-cadres passés ou à venir, il vous renseigne sur le type de procédure à passer (procédure formalisée ou adaptée) et vous aide à construire votre marché (allotissement, forme, etc.).