Partie 7 - Gérer les ressources humaines
Chapitre 4 - Les fiches de poste
7.4/3 - Les écueils des fiches de poste et leur bon usage
7.4/3.1 - L'accessibilité et les vecteurs de diffusion d'une fiche de poste
I - Les accès
La nature et le périmètre des accès dépendent de l'utilisateur de la fiche de poste et de l'usage qu'il en fait :
Les agents : chaque agent doit pouvoir disposer de sa propre fiche de poste, pour information, soit en lecture seule et non en modification (sur un support informatisé du moins).
La direction : elle crée, centralise et gère toutes les fiches de poste de l'ESMS. Ses accès sont illimités (en lecture comme en modification sur support informatisé).
L'encadrement intermédiaire : il doit pouvoir disposer de l'ensemble des fiches de poste des agents qui sont placés sous sa responsabilité directe (hiérarchique mais aussi fonctionnelle) dans l'organigramme de l'établissement. L'accès informatisé se fera en lecture seule mais la direction pourra lui transmettre, au cas par cas, le support en modification lorsque l'actualisation des rubriques qui le concernent est requise. En tout état de cause, la validation et la réintroduction du document à jour sur le réseau idoine relèvent de la seule direction.
Le service de santé au travail : tout comme la direction, il doit pouvoir accéder à l'intégralité des fiches de poste, du moins en lecture, mais tout comme l'encadrement intermédiaire, il n'a la possibilité de les modifier qu'à la demande ou avec l'accord de la direction.
Les représentants du personnel : ils peuvent accéder à toute fiche de poste de l'établissement sous réserve d'en avoir émis la demande motivée à la direction (particulièrement dans le cadre du CHSCT) et que celle-ci ait donné son accord en retour.
Ces accès différenciés requièrent de concevoir une arborescence/un organigramme des accès consigné dans une procédure, pour les accès papier notamment, et mis en œuvre informatiquement, pour les accès dématérialisés parallèlement.
II - Les supports
La traçabilité des différentes fiches de poste exercées par l'agent au cours de sa carrière permet d'évaluer la progression de celui-ci, sa capacité d'adaptation, l'acquisition de nouvelles compétences vers la polyvalence ou l'expertise, sa capacité à assumer des responsabilités toujours accrues, etc.
L'agent doit en outre pouvoir disposer de sa fiche de poste à tout moment, son dossier individuel en est le meilleur garant.
Cette banque de données doit rester l'apanage de la DRH ou de la direction car la gestion dynamique de ces documents, dont l'actualisation est permanente, doit être de fait centralisée.
La centralisation implique...
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