Partie 9 - Vivre la qualité au quotidien
Chapitre 2 - La qualité au quotidien dans les établissements
9.2/2 - Méthodes et outils
Chaque moment de la journée en établissement social et médico-social sera présenté sous la forme de documents de procédure qui ont été réalisés avec les personnels de l'établissement et validés par la direction. Des groupes de travail ont produit des documents et élaboré quatre types d'outils :
le QQOQCP,
le logigramme,
la fiche d'instruction,
la grille d'évaluation.
I - Documents de procédure et groupes de travail
Chaque moment de la journée sera présenté sous la forme de documents de procédure qui ont été réalisés avec les personnels de l'établissement et validés par la direction. Chaque procédure sera signée (comme preuve de prise de connaissance et d'adhésion) par chaque agent concerné.
Des groupes de travail, composés de manière pluridisciplinaire et sur la base du volontariat, ont, autour de thématiques préétablies, en application du contrat de progrès résultant de la signature d'une convention tripartite et durant cinq à six séances de 2 heures environ, produit ces documents.
Leur contenu s'appuie à la fois sur les pratiques des groupes de travail, sur des apports méthodologiques ainsi que sur des savoirs complémentaires issus des formations suivies et de la richesse des échanges.
Chaque groupe a élaboré quatre types d'outils : le QQOQCP, un logigramme, des fiches d'instruction et une fiche pour évaluer la mise en œuvre de la procédure.
II - Présentation des outils
Outil indispensable en amont de la formalisation de la procédure, il constitue un moyen simple et efficace pour ne pas oublier de se poser les questions pertinentes avant de concevoir une procédure ou un projet.
En particulier, il permet de donner du sens à la procédure afin d'éviter que celle-ci ne devienne une fin en soi. Il est donc fondamental de prendre le temps nécessaire, lors de la conception de la procédure, de répondre aux deux questions : pourquoi cette procédure est-elle élaborée ? quels sont ses champs d'application et ses limites ?
Le QQOQCP spécifie aussi les acteurs directs ou indirects concernés par une procédure ou un projet.
Visualisation schématique de chaque procédure, il permet de synthétiser en une seule page l'ensemble des étapes de la procédure et de signaler les fiches d'instruction de référence.
Outil très pratique en cas de remplacement d'urgence, il évite une transmission orale qu'en général les personnels ne peuvent pas réaliser...
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