Idéalement, le rapport annuel d’activité doit inclure l’ensemble des aspects du fonctionnement d’un centre communal/intercommunal (CCAS/CIAS), que cela concerne la gouvernance, le budget, la gestion des ressources humaines, le patrimoine mobilier ou immobilier, les actions elles-mêmes ou les partenariats mis en œuvre. Le directeur doit anticiper la rédaction du document par une collecte organisée des données. Chaque service concerné doit être informé en amont des informations qui lui seront demandées et des délais de transmission.
Il est indispensable de conduire des réunions de travail plusieurs mois en amont pour préparer les tableaux de bords nécessaires. Afin que l’analyse soit la plus pertinente possible, le directeur doit choisir une période d’analyse comparative pour ses données (au moins l’année antérieure, dans tous les cas les années du mandat en cours).
Les données à collecter sont nombreuses, et varient selon les orientations choisies. Vous trouverez ci-dessous la liste des éléments à collecter.
Pour la gouvernance
- L’organigramme du CCAS/CIAS.
- La composition du conseil d’administration du CCAS/CIAS.
- Les instances de concertation (commission administrative paritaire [CAP], comité technique paritaire [CTP], comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail [CHSCT], etc.).
- La collaboration aux réseaux, instances locales, départementales ou nationales (nature, fréquence et contribution).
Pour les finances
- Le compte administratif.
- Le budget prévisionnel.
- Les budgets annexes.
- Les investissements.
- Les budgets analytiques par activité et/ou par service.
Pour les ressources humaines
- La masse salariale (globale et par services).
- Le nombre d’agents (global et par service).
- Le nombre d’équivalents temps plein (ETP) (global et par service).
- Les moyens et les actions de formation.
- L’absentéisme.
Pour le patrimoine mobilier ou immobilier
- L’inventaire des biens.
- Leur amortissement.
- Les coûts d’entretien.
- Les charges d’entretien (fluides, assurances, propreté, maintenance, etc.).
Pour les activités des services
- La nature des activités.
- La fréquentation.
- Le coût unitaire.
- La géolocalisation des publics.
- Les caractéristiques des publics.
- Les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés.
L’ensemble de ces données collectées peut constituer en bonne partie les annexes au rapport annuel d’activité.
A noter
Prévoyez l’organisation de réunions avec vos équipes, partenaires, élus, pour avoir aussi une analyse qualitative de ce bilan.
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