Partie 6 - Fiches pratiques internet
Chapitre 4 - Mettre en place une Digitale Workplace
6.4/5 - Adopter les bonnes pratiques de gestion collaborative des documents
I - Contexte
Quel que soit le contexte, les documents sont fréquemment au centre des activités quotidiennes, notamment sur une digital workplace. Celle-ci offre de nombreux moyens de faciliter cette production : coédition, partage, gestion des versions, stockage, classement. Cette multitude de possibilité associée à la flexibilité d'une digital workplace permet de s'adapter à la grande majorité des besoins, du moins si l'on parvient à définir un cadre et adopter des bonnes pratiques.
II - En pratique
L'adoption de bonnes pratiques de gestion collaborative des documents sur une digital workplace passe par différentes étapes :
Étape 1 : Définir et mettre en place une gouvernance dédiée ;
Étape 2 : Organiser les contenus ;
Étape 3 : Gérer le cycle de vie des contenus ;
Étape 4 : Gérer la collaboration autour des documents.
1 - Étape 1 : Définir et mettre en place une gouvernance dédiée
En matière de gestion collaborative des documents, la principale bonne pratique à suivre consiste à définir et mettre en place une gouvernance dédiée comme nous l'avons vu dans la Partie 6 – Chapitre 1.1 « Mettre en place une gouvernance de l'information » . Cela consiste à définir des règles et des principes à respecter ainsi que des rôles et des responsabilités associés.
Pour être réellement efficace et performante d'un point de vue opérationnel, la gouvernance doit définir des principes, des règles et des standards qui seront utilisés quotidiennement par les différents membres des groupes impliqués et impactés par la gestion des documents. Ces éléments sont aussi nombreux que variés et leur étendue peut être très différente d'un groupe à l'autre.
Par ailleurs, il est très important que ces règles soient définies de manière collaborative avec l'ensemble des membres du groupe. En effet, ce sont eux qui sont les premiers concernés, à la fois en tant que producteurs de documents, mais également en tant qu'utilisateurs !
Parmi les thématiques couvertes par les règles de gouvernance le plus couramment mises en place, nous pouvons citer :
Organiser les documents :
nommage ;
classement ;
mise en valeur.
Gérer le cycle de vie des documents :
cycle de vie ;
versions.
Gérer la collaboration autour des documents :
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