Management stratégique de l'information

 
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Gagner en efficacité grâce à la digital workplace

I - Contexte

Une digital workplace permet de partager très facilement des contenus et de participer à des échanges aussi riches que variés. Mais, si ces échanges peuvent être porteurs d'une réelle valeur ajoutée, ils génèrent également un flux incessant d'informations qui peut rapidement submerger les utilisateurs.

Par ailleurs, s'il est facile d'échanger, il est également très facile d'être sollicité, et, à n'importe quel moment.

Pour garder la maîtrise, il est indispensable que chaque utilisateur adapte la digital workplace à ses besoins et ses modes de fonctionnement.

II - En pratique

Plusieurs étapes sont nécessaires pour gagner en efficacité personnelle en utilisant une digital workplace :

  • Étape 1 : Comprendre les enjeux

  • Étape 2 : Gérer les notifications

  • Étape 3 : Gérer sa disponibilité

  • Étape 4 : Adapter l'accès à l'information pertinente

A - Étape 1 : Comprendre les enjeux

Pour gagner en efficacité personnelle dans le cadre d'une digital workplace, il s'agit de rester informé et maître de son temps sans être submergé. Ce qui n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Pour mieux comprendre les contours de cette problématique et des enjeux qui sont liés, il est nécessaire de prendre trois points de vue différents :

  • celui de la demande d'information ;

  • celui du contenu ;

  • celui du timing.

Point de vue de la demande

Du point de vue de la demande d'information, celle-ci peut se faire suivant deux modes : le mode pull et le mode push.

En mode pull, l'utilisateur est à l'origine de la demande et accède uniquement aux contenus qui l'intéressent. L'utilisateur n'est pas « pollué » par l'envoi de contenus non sollicités. C'est le cas de la recherche d'information ou de personnes.

Dans le cadre du mode push, l'utilisateur n'a pas besoin d'aller aux contenus, ce sont les contenus qui viennent à lui. La diffusion « push » se fait au travers de mécanismes de notifications.

Point de vue du contenu

La diffusion du contenu peut être intégrale ou ciblée.

Dans le cadre d'une diffusion intégrale, le contenu est mis à disposition dans son intégralité. Ainsi, si l'information utile n'est contenue que dans un paragraphe d'un long document par exemple, l'utilisateur recevra tout le document, charge à lui de trouver l'information qui l'intéresse. Ce type de diffusion est le plus répandu.

Pour la diffusion ciblée, seule l'information effectivement recherchée est mise à disposition. Le système doit ainsi réaliser une extraction de l'information depuis le contenu,...

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