Management stratégique de l'information

 
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Développer la collaboration à distance

I - Contexte

Les raisons de travailler de manière collaborative ne manquent pas : travailler avec des collègues sur un dossier, partager des connaissances, obtenir de l'aide, échanger autour d'idées innovantes, développer son réseau, etc. La vocation d'une digital workplace est de faciliter cette collaboration en lui permettant de se dérouler à distance, sans contraintes de temps ni d'espace. Mais même si les besoins et les outils sont là, développer la collaboration à distance reste un vrai challenge pour nombre d'organisations.

II - En pratique

Pour développer la collaboration à distance dans le cadre d'une digital workplace, il est nécessaire de procéder par étapes :

  • Étape 1 : Comprendre les enjeux de la collaboration à distance ;

  • Étape 2 : Favoriser la confiance ;

  • Étape 3 : Définir les modes de fonctionnement ;

  • Étape 4 : Créer un sentiment d'appartenance ;

  • Étape 5 : Engager les membres ;

  • Étape 6 : Identifier et résoudre les problèmes.

A - Étape 1 : Comprendre les enjeux de la collaboration à distance

Les individus sont au cœur de la collaboration. Ce sont eux qui en conditionnent le succès ou l'échec.

Dans certaines situations, ces professionnels sont détachés de leur département d'origine pour une durée déterminée afin de participer à un groupe ou une équipe, c'est par exemple le cas des projets. Parfois, ils ont des activités et des missions par ailleurs, mais donnent tout de même de leur temps au groupe ou à l'équipe pour atteindre les objectifs fixés, c'est par exemple le cas pour les groupes de travail. Ou encore, il s'agit de collaborateurs d'une même entité organisationnelle (direction, département ou service) qui doivent travailler ensemble dans le cadre de leur activité quotidienne ou de missions particulières.

Dans tous les cas, la réussite de cette collaboration, qu'elle se déroule au sein d'un groupe ou d'une équipe, au travers notamment de l'atteinte des objectifs assignés, dépend de différents éléments. Il y a tout d'abord la capacité à mobiliser et gérer les compétences disponibles. Ensuite, il y a la manière de faire coopérer ces professionnels qui n'ont pas forcément l'habitude de travailler ensemble pour créer la valeur souhaitée. Et cette capacité doit être incarnée au sein d'un groupe ou d'une équipe, au travers notamment du rôle d'animateur !

Développer la performance d'un groupe ou d'une équipe, ce n'est pas simplement gérer ses membres, c'est aussi et surtout les animer afin notamment de développer des pratiques communes et des modes de fonctionnement collaboratifs (cf. Étape 3)....

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