Management stratégique de l'information

 
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Partie 6 - Fiches pratiques internet
Chapitre 4 - Mettre en place une Digitale Workplace

6.4/7 - Mieux communiquer, échanger et partager des informations

I - Contexte

La communication et, d'une manière générale, les échanges et le partage d'information sont au cœur du fonctionnement d'une digital workplace. Il est d'ailleurs possible de communiquer de différentes manières :

  • par écrit, au travers notamment des fils de discussions ;

  • par le biais de réunions à distance ;

  • ou bien via des appels audio ou vidéo.

Cette richesse de fonctionnalités peut vite déstabiliser les utilisateurs et engendrer de nombreux problèmes de productivité et de cohérence. Il est donc primordial d'adopter des bonnes pratiques.

II - En pratique

Mieux communiquer, échanger et partager des informations nécessite d'établir un cadre commun, ce qui impose un passage par plusieurs étapes :

  • Étape 1 : Comprendre les enjeux

  • Étape 2 : Déterminer le meilleur moyen pour commencer un échange

  • Étape 3 : Communiquer efficacement à l'écrit

  • Étape 4 : Se réunir à distance à bon escient

1 - Étape 1 : Comprendre les enjeux

Quelle que soit la forme des échanges au sein d'une digital workplace, ces échanges peuvent avoir lieu :

  • dans le cadre d'un groupe (communauté, équipe projet, groupe de travail) ;

  • ou bien dans le cadre d'échanges interpersonnels, en dehors de tout groupe.

Cette richesse en matière de moyen de communication amène à se poser de nombreuses questions :

  • Quelle(s) forme(s) de communication faut-il utiliser ?

  • Faut-il entamer une discussion dans un groupe alors que le sujet ne concerne que quelques personnes ?

  • Faut-il utiliser l'espace de travail du groupe et mentionner les seuls membres concernés ou bien est-il préférable de privilégier les échanges privés hors groupe ?

  • Est-ce que je dois répondre plus rapidement à un message où je suis mentionné ?

  • Le fait d'être indiqué comme étant disponible autorise-t-il les autres à me solliciter à toute heure ?

Certaines questions relèvent de la simple utilisation des outils et d'autres plutôt de comportements ou de pratiques à mettre en œuvre. Ainsi, par-delà la bonne utilisation des outils, il est indispensable de définir un code de bonne conduite (cf. « Éviter les erreurs »). Celui-ci peut être défini au niveau de l'organisation, d'un service ou bien d'un groupe.

Avec une digital workplace, il est très facile de solliciter ses collègues et d'être sollicité, à toute heure et sous différentes formes (messages, appels, etc.). Sans la mise en place de quelques règles simples, l'utilisation d'une digital workplace peut tout à fait dériver et conduire...

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