Management stratégique de l'information

 
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Les formats documentaires

UNIMARC est le format le mieux connu et le plus populaire en France, utilisé notamment par le Système universitaire de documentation (SUDOC) et par une grande partie des bibliothèques universitaires. Mais qu’est-ce qu’un format ? Tout en précisant la structure interne des formats, ce chapitre tente de répondre à cette interrogation en précisant que les International Standard Bibliographic Description (ISBD) et les normes françaises qui en sont issues fournissent un outil cohérent de traitement de l’information sur les documents à cataloguer. Les formats exploitent la fragmentation et la structuration de l’information sur le document et organisent les éléments de la description en la codant de sorte qu’elle puisse être traitée par un ordinateur.

Qu'est-ce que le format ?

Les ISBD (International Standard Bibliographic Description) et les normes françaises qui en sont issues fournissent un outil cohérent de traitement de l'information sur les documents à cataloguer. Ils permettent notamment de traiter toujours à l'identique le même type d'information permettant de les identifier et de les décrire. Les normes sur le choix de l'accès et sur l'établissement de vedettes titres, personnes et collectivités assurent à leur tour la cohérence des points d'accès au document dans un catalogue. L'indexation documentaire permet, finalement, d'accéder au document non seulement à partir de ses caractéristiques propres mais aussi à partir de son contenu. Ces divers outils ont été développés de manière à pouvoir fonctionner dans n'importe quel type de catalogue, manuel ou informatisé. Mais les catalogues informatisés offrent des possibilités d'exploiter l'information qui y est contenue d'une façon infiniment plus performante que de lourds fichiers papier. Les formats de catalogage ont été conçus spécifiquement pour le traitement intellectuel du document dans les fichiers informatiques.

Les formats exploitent la fragmentation et la structuration de l'information sur le document, effectuées au préalable à l'aide des outils mentionnés ci-dessus. Ils organisent les éléments de la description en la codant de sorte qu'elle puisse être traitée par un ordinateur.

Structure des formats

La structure interne des formats est toujours organisée de la même manière. Il s'agit de trois types d'éléments : les champs et leurs sous-champs, la désignation, codée, du contenu de chaque champ et sous-champ, et enfin les données elles-mêmes. Les champs permettent de fragmenter l'information pour l'ordinateur, et les désignations codées (« étiquettes ») de leur donner une signification. Les données sont, en bonne partie, les mêmes que celles exploitées à l'aide des ISBD. Le plus souvent, le codage du champ et du...

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