Partie 2 - Gestion du fonds documentaire
Chapitre 3 - Traiter les documents du fonds documentaire : traitement initial du document
2.3/1 - Traitement intellectuel du document – Réseaux
Ces opérations visent à décrire le document et ses particularités (la description formelle, soit le catalogage signalétique) et à évaluer et préciser son contenu (l’analyse documentaire). Celles-ci exigent alors l’utilisation de normes, manuels, thesaurus et d’autres outils conçus pour la normalisation du catalogage. Or un grand nombre de documents sont déjà traités par d’autres centres documentaires, notamment la Bibliothèque nationale de France. Les catalogues et les bases de données constituent alors une partie de ce qu’on appelle les réservoirs bibliographiques. Dans ce cadre, ce chapitre abordera successivement le catalogage, la description bibliographique et la normalisation des accès.
I - L'enregistrement des documents
1 - Enregistrement des documents physiques
Les documents entrés dans le fonds doivent être tout d'abord enregistrés. Ils doivent être inscrits à l'inventaire pour les documents autonomes (livres, films, cédéroms, etc.). Pour les publications en série , cette inscription porte le nom de bulletinage (inscription du numéro reçu sur la fiche du périodique). Les documents sont ensuite estampillés et, éventuellement, équipés. Il s'agit par exemple, d'en renforcer la reliure, de coller les pastilles indiquant que le document peut ou ne peut pas être emprunté, etc. Ils sont aussi identifiés à l'aide d'une cote qui leur est attribuée et inscrite sur document. Il en existe deux sortes selon la destination finale du document.
La cote est composée d'un symbole indiquant le type de document, parfois d'un chiffre indiquant son format et du numéro séquentiel. Par exemple la cote CD-122 indiquera que le document est un cédérom et qu'il se trouve dans le magasin entre le cédérom 121 et le cédérom 123. Le rangement par types de support et par format facilite en effet le stockage.
Tout doit être fait pour augmenter les chances de trouver le document voulu. La cote est donc construite à l'aide du plan du classement du fonds. Elle est composée de l'indice du classement adopté et des premières lettres du titre ou du nom de l'auteur. Par exemple la cote 327.1.DAV.2 indiquera la partie du fonds où se trouve le document (séquence numérique), son classement dans cette partie (séquence de lettres), le chiffre final permettant de le différencier des autres documents portant éventuellement la même cote.
2 - Les documents en ligne
Les documents en ligne, produits par la bibliothèque (les signets, les thèses...