L’officier d’état civil est amené à mettre à jour les actes de naissance, de décès ou de mariage dont il est dépositaire à la suite d’un événement ou d’une décision administrative ou judiciaire.
Le décret du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil définit les conditions de rédaction d’une mention marginale (cf.
décret n° 62-921 du 3 août 1962
).
Les mentions marginales :
- sont signées par l’officier d’état civil, elles ont donc la même force probante que l’acte en marge duquel elles sont apposées ;
- énoncent la nature, la date et le lieu de l’événement qui a fait l’objet de l’acte mentionné ainsi que les principales énonciations de celui-ci ;
- indiquent également la date et le lieu de transcription ainsi que les références de l’acte lorsque celui-ci est détenu par le Service central d’état civil du ministère des Affaires étrangères.
A noter
Toute mention marginale énonce le lieu et la date de l’apposition ainsi que la qualité de l’officier d’état civil qui a procédé à la mise à jour (ou signé la mention lorsqu’elle est manuscrite).
Sont indiqués :
- les prénoms par la première lettre en majuscule et les autres en minuscules ;
- les noms de famille en lettres majuscules ;
- les jours et années en chiffres ;
- les mois en toutes lettres.
S’agissant des lieux, il convient d’inscrire :
- pour la commune : la première lettre en majuscule et les autres lettres en minuscules ;
- pour le département, le district, l’État, le pays : la première lettre en majuscule et les autres lettres en minuscules, et l’ensemble entre parenthèses ;
- pour Paris, Marseille et Lyon : le numéro d’arrondissement (exemple : 1er arr.).
La mention peut être apposée d’office par l’officier d’état civil qui a dressé l’acte dans un délai de trois jours en marge des actes qu’il détient. S’il n’est pas dépositaire de l’acte à mettre à jour, il adresse à son collègue compétent un avis de mention dans le même délai (cf. article 49 du
Code civil
).
Si un officier de l’état civil s’aperçoit qu’une mention n’est pas apposée sur un acte de naissance, celui qui a dressé l’acte peut à tout moment envoyer une copie ou un extrait de cet acte ou un avis de mention à son collègue pour remédier à cette omission. Il n’est donc pas nécessaire de saisir le parquet pour obtenir son autorisation. L’officier d’état civil transmet au greffe du tribunal de grande instance un avis de mention après son apposition.
A noter
Lorsque la mention omise fait référence à des actes de l’état civil étrangers, à des décisions judiciaires, à des actes notariés ou des décisions administratives, la régularisation ne peut être faite que sur instructions du procureur de la République, sauf si elle figure déjà sous forme de mentions ou de transcriptions sur un registre de l’état civil français.
L’officier d’état civil doit :
- veiller à la pertinence de la demande de mention ;
- vérifier que la personne ou l’autorité lui en faisant la demande est habilitée à le faire ;
- s’assurer du caractère exécutoire de la mention en sollicitant les documents nécessaires (certificat de l’avocat ou de l’avoué, actes d’acquiescement, certificat de non-appel ou de non-pourvoi).
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