Les orientations relatives aux voyages scolaires sont en principe prévues dans le projet d’établissement.
Obtenir l’accord du conseil d’administration
Sur proposition de la direction, le CA est compétent pour donner son accord de principe à la programmation d’un voyage et à ses modalités de financement, mais c’est le chef d’établissement qui donne son autorisation à sa réalisation effective.
Les points suivants doivent être soumis au CA pour qu’il puisse délibérer valablement :
- destination et calendrier prévisionnel ;
- noms des organisateurs et accompagnateurs ;
- objectifs pédagogiques ;
- classes concernées et nombre de participants ;
- prestataire sollicité (le cas échéant) ;
- budget prévisionnel et modalités de financement du séjour des accompagnateurs ;
- modalités de remboursement des familles en cas d’annulation.
Remarque
La délibération du CA est transmise à l’autorité académique, et la réglementation recommande également de lui transmettre un double des ordres de mission et une note sur les conditions générales d’organisation.
Le rôle du chef d’établissement
Si le CA donne son accord, il autorise le chef d’établissement à :
- signer les contrats et conventions ;
- percevoir les dons éventuels ;
- percevoir la participation des familles (le montant maximal demandé doit être indiqué) ;
- engager une participation financière de l’établissement le cas échéant ;
- engager la prise en charge du financement du séjour des accompagnateurs ;
- arrêter les modalités en cas de désistement d’élèves et/ou d’annulation du voyage.
Le chef d’établissement dispose du pouvoir d’apprécier l’intérêt pédagogique du voyage et les conditions matérielles de sa mise en œuvre. Il a l’entière responsabilité de l’opération et des engagements pris avec les partenaires extérieurs pour l’organiser.
Il est notamment de sa responsabilité de prendre en compte les risques potentiels d’un voyage en fonction de tous les paramètres qui lui sont proposés par l’organisateur, ainsi qu’en fonction des conditions propres au pays ou au lieu de destination.
Remarque
Le chef d’établissement peut ne pas soumettre au CA un projet de voyage s’il estime que les conditions de sa bonne réalisation ne sont pas remplies ou s’il pense que son intérêt pédagogique est discutable. Après l’accord de principe du CA, il conserve le pouvoir de ne pas l’autoriser s’il l’estime nécessaire.
Informer et impliquer les familles
Les familles, qui doivent donner leur accord, doivent être informées sur les modalités d’organisation du voyage. Il est vivement conseillé d’organiser au moins deux réunions avec les parents : une pour leur information afin qu’elles prennent une décision en connaissance de cause ; une autre dans les semaines précédant le voyage, pour l’organisation pratique.
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