Fichepratique

Tenir les registres de l’assemblée

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Référence : 2385

L'essentiel par l'éditeur

La gestion des registres d'assemblée requiert une présentation rigoureuse des délibérations, incluant le nom de la commune et la date de séance. Les feuillets doivent être numérotés et reliés selon des normes strictes, avec une attention particulière à l'utilisation de papier et d'encre conformes aux normes ISO. La conservation des documents doit respecter des conditions environnementales optimales. Les registres numériques sont autorisés mais ne remplacent pas les originaux papier.

  • Quelles sont les normes à respecter pour la tenue des registres d'assemblée ?
  • Comment assurer la conservation optimale des registres d'assemblée ?
  • Peut-on utiliser des registres numériques pour les délibérations ?

Chaque réunion du conseil municipal donne lieu à la rédaction par le secrétaire de la séance d’un procès-verbal, affiché sous huitaine. Le Code général des collectivités territoriales exige le respect de plusieurs conditions sur la forme des délibérations qui en sont extraites et sur la tenue du registre de ces délibérations.

En outre, afin de simplifier les procédures administratives et d’assurer une meilleure préservation des registres, le législateur a récemment modifié le cadre réglementaire applicable à la tenue des registres communaux, prenant mieux en considération les responsabilités désormais conférées aux communes et les technologies actuelles d’édition.

Ces modalités s’appliquent de droit aux communes, établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) et syndicats. Elles sont fortement préconisées pour les centres communaux et intercommunaux d’action sociale (CCAS/CIAS).

1.

Connaître les formalités de présentation

Le registre comprend l’ensemble des délibérations sous la forme de feuillets mobiles qu’il convient d’éditer et de relier selon des normes et des préconisations.

Chaque délibération ne peut être composée qu’à partir du procès-verbal (cf. Trame de procès-verbal d’une séance de l’assemblée délibérante) ou du compte rendu de la séance.

Sur chaque feuillet où sont transcrites les délibérations, il doit être fait mention :

  • du nom de la commune ;
  • de la date de la séance.

Ces feuillets doivent être numérotés de manière à éviter toute confusion entre plusieurs feuillets, par exemple sous la forme « année/numéro d’ordre ». Il est recommandé de numéroter les feuillets à l’angle supérieur droit du recto.

Chaque feuillet clôturant une séance rappelle les numéros d’ordre des délibérations pri...

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